Vid en förfrågan om att få ta del av en handling eller uppgift hos myndigheten ställs krav på oss tjänstemän enligt Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen om att hantera ett utlämnande på ett rättssäkert och effektivt sätt. Nedan följer en checklista för dig som är handläggare i ärendet. Vidare finns en rutin om offentlighet- och sekretess för en fördjupning om hantering.
Innehåll i rutinen
Rutinen består av fyra delar:
- Steg för steg: hur en begäran ska hanteras
- Sekretessprövning
- Rättsliga grunder
- Mallar för sekretessbeslut
Så går det till när någon begär ut en handling
En begäran om handling kan komma från en privatperson, ett företag eller en myndighet. Den skickas oftast in centralt och vidarebefordras till den tjänsteman som har handlingen i sitt förvar.
Viktigt att tänka på:
Hanteringen ska ske skyndsamt. Hanteringen behöver prioriteras, men behöver inte ske på dagen. En normal handläggningstid är 2-5 dagar. Avser begäran uppgifter som är föremål för en rättsprocess behöver hanteringen ske mer skyndsamt.
Först och främst tar tjänstemannen ställning till om begäran avser en allmän handling. Avser begäran arbetsmaterial eller minnesanteckning till ett ännu inte upprättat ärende informeras sökanden om att begäran inte avser en allmän handling. Uppgifterna kan därmed inte lämnas ut med hänsyn till att uppgifterna avser arbetsmaterial eller minnesanteckningar i ett ännu inte upprättat ärende. En begäran ska diarieföras.
Avser däremot begäran uppgifter i en allmän handling måste tjänstemannen ta ställning till om det finns uppgifter som omfattas av sekretess. Tjänstemannen ska göra en sekretessprövning av de uppgifter som finns i handlingen. Sekretessprövningen sker utifrån bestämmelser i OSL. Tjänstemannen bör vara väl insatt i vilka sekretessbestämmelser som är tillämpliga i den verksamhet där handlingen hemmahör.
Bedöm först om det är en allmän handling
Det första du ska göra är att ta reda på om en begäran avser en handling som är allmän. en allmän handling.
Om det gäller uppgifter i arbetsmaterial eller i minnesanteckningar i ett ännu inte avslutat ärende, är det inte en allmän handling. Sådana uppgifter får inte lämnas ut. Informera den som begärt handlingen om det.
Sekretessprövning
Tjänstemannen som har handlingen i sin vård genomför en sekretessprövning utifrån tillämplig bestämmelser i OSL. I den rättsliga delen av rutinen finns en genomgång av de bestämmelser som tillämpas mest inom respektive verksamhet. En sekretessprövning kan mynna ut i fyra olika scenarier.
- Det konstateras att handlingen ännu inte är upprättad utan utgör arbetsmaterial eller minnesanteckning. Handlingen kan inte lämnas ut. Sökanden informeras om avslag med hänvisning till lagrum och fråga ställs om sökanden önskar ett överklagbart beslut.
- Omfattas handlingen av sekretess lämnas besked om med stöd av vilken bestämmelse som handlingen omfattas av sekretess och att handlingen därmed inte kan lämnas ut. En fråga om sökanden önskar ett överklagbart beslut ska också ställas. Begäran och svar diarieförs.
- Omfattas uppgifter i handlingen av sekretess ska uppgifterna som omfattas av sekretess maskeras innan handlingen kan lämnas ut. På samma sätt lämnas besked om med stöd av vilken bestämmelse som uppgifterna omfattas av sekretess. En fråga om sökanden önskar ett överklagbart beslut ska också ställas.
- Omfattas inga uppgifter i handlingen av sekretess ska handlingen lämnas ut i sin helhet.
Vid begäran om ett överklagbart beslut fyller tjänstemannen i tillämplig mall. En begäran och svar ska alltid diarieföras. Det är viktigt att ange den bestämmelse i OSL som blir tillämplig. Stäm gärna av med kommunjurist om tillämplig bestämmelse.
Samtliga beslut om sekretess ska innehålla en besvärshänvisning om att beslutet kan överklagas till kammarrätten. Det överklagbara beslutet kan skickas till kommunjurist för granskning.
Beslutet undertecknas av tjänsteman med delegation att skriva under beslutet. Sökanden har tre veckor på sig att överklaga beslutet till kammarrätten. Även i ett fall när en uppgift som begärs ut inte finns hos myndigheten ska sökanden vid begäran få ett överklagbart beslut.