De handlingar som du levererar till kommunarkivet ska bevaras för framtiden! Genom att rensa, sortera och märka upp handlingarna på rätt sätt säkerställer du att handlingarna håller i evigheter och kommer framtida generationer till nytta och glädje.
Vilka handlingar som ska levereras till kommunarkivet framgår av dokumenthanteringsplanen. Där framgår vanligtvis också tidsintervall för leveranser. Om inget särskilt anges, bör handlingar levereras minst en gång per år.
Allmänt
För handlingar som levereras till kommunarkivet gäller:
-
Handlingarna ska vara rensade från gem, häftstift, tejp, post-it-lappar, gummisnoddar och plastfickor. (Dessa sönderfaller med tiden och lämnar kvar fula fläckar.)
-
Om behov finns att skapa akter eller skilja handlingar åt ska kommunens aktomslag användas, om inget annat överenskommits. Aktomslagen kan beställas från vaktmästeriet: vaktmasteriet@osthammar.se.
-
Aktomslagen ska alltid vara uppmärkta. Använd arkivbeständig bläckpenna. (Självhäftande etiketter och liknande undanbedes, då de vanligen faller bort efter några år och kvarlämnar fula fläckar.)
-
Skriv ut de fullständiga namnen på organisationer, avdelningar, program, kurser, ärendetyper och liknande. Undvik alltså förkortningar. (Om 20 år minns ingen vad förkortningarna stod för.) Följ råden nedan om vilka uppgifter som ska antecknas på aktomslagen, eller kontakta kommunarkivarien för särskilda anvisningar.
-
Handlingarna ska vara sorterade när de anländer till levereras till kommunarkivet. Följ råden om sorteringsordning nedan eller kontakta kommunarkivarien för särskilda anvisningar.
-
Handlingar som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagd information, ska levereras i väl förslutna kuvert eller paket. Internposten kan användas.
-
Handlingar som är unika eller rymmer mycket känslig information bör överlämnas direkt till kommunarkivarien. Vänligen boka tid för överlämning.
-
Handlingar rörande personer med skyddad identitet märks upp tydligt och sorteras och levereras för sig. Det gäller för alla handlingar. Kontakta kommunarkivarien för närmare anvisningar.
Rekommendationer om sorteringsordning och uppmärkning för några vanliga handlingsslag följer här nedan.
Betygskopior
Sortering: Betygskopiorna ska sorteras läsårsvis och därefter klassvis. Betygskopiorna ska läggas i akter klassvis. Inom varje akt ska betygskopiorna sorteras i alfabetisk ordning på elevernas efternamn. En klasslista – omfattande alla elever med betygskopior i akten – får gärna läggas längst fram.
Uppmärkning: Följande uppgifter ska skrivas på aktomslaget: rubriken ”Betygskopior”, därunder skola, läsår, klass, samt program för gymnasieskolan.
Betygskataloger
Sortering: Betygskatalogerna ska sorteras läsårsvis och därefter terminsvis. Samtliga betygskataloger för en årskurs i grundskolan ska läggas i en akt. Sorteringen för gymnasieskolan och vuxenutbildningen kan i övrigt variera.
Uppmärkning: Följande uppgifter ska skrivas på aktomslaget: rubriken ”Betygskataloger”, därunder skola, läsår, termin. För grundskolan ska även uppgift om årskurs antecknas. Andra uppgifter kan behöva antecknas för gymnasieskolan och vuxenutbildningen.
Nationella prov
Sortering: De nationella proven ska sorteras ämnesvis, det vill säga proven i svenska respektive svenska som andraspråk för sig. Därefter sorteras de efter läsår och årskurs. Sorteringsordning därunder kan väljas; viktigast här är att man är konsekvent. Antingen hålls alla prov för en klass samman och så följer de olika klassernas prov på varandra (med blandade provdelar) eller så hålls provdelarna samman och så följer de olika provdelarna på varandra (med blandade klasser). Använd gärna aktomslag för att skilja klasser och provdelar åt.
Uppmärkning: Följande uppgifter ska skrivas på aktomslaget: rubriken ”Nationella prov i svenska” eller ”Nationella prov i svenska som andraspråk”, därunder låsår och årskurs. Vidare bör uppgifter om klass och provdel antecknas, beroende på vilket sorteringsalternativ som valts.
Elevakter
Sortering: En elevakt i varje aktomslag. Elevakter från särskolan levereras för sig.
Uppmärkning: Följande uppgifter ska skrivas på aktomslaget: ”Grundskola” / ”Gymnasieskola”, namn och personnummer. Om det är elevakter från särskolan skrivs detta ut tydligt.
Skolhälsojournaler
Sortering: En skolhälsojournal i varje aktomslag.
Uppmärkning: Följande uppgifter ska skrivas på aktomslaget: Skola, namn och personnummer.
Kontakta kommunarkivarien: Håkan Åhlenius, telefonnr: 0173-854 12.