En av de centrala delarna i systematiskt arbetsmiljöarbete är att undersöka arbetsmiljön och bedöma risker i verksamheten.
När ändringar i verksamheten planeras ska ni bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Det är chefens ansvar att det blir gjort och skyddsombud deltar i riskbedömningen. Även andra medarbetare kan dela i riskbedömningen.
Den stora skillnaden mellan riskbedömning i den löpande verksamheten och en riskbedömning vid förändring är att det inte finns en faktisk arbetsplats eller situation att riskbedöma.
I KIA finns en enkel mall för att dokumentera riskbedömning vid förändring. I samma mall skapar ni enkelt er handlingsplan.
1. Förbered riskbedömningen
Bestäm vilka som ska vara med i bedömningsarbetet. Tänk på att flera olika yrkes- och personalgrupper kan vara beröda av förändringen. Det är arbetsgivaren (chef) som ansvarar för riskbedömningen. Skyddsombud ska delta och eventuellt kan flera personer behöva involveras.
Vid omorganisation eller annan verksamhetsförändring samverkar arbetsgivaren och de lokala fackliga organisationerna. Under förutsättning att det redan från början finns skyddsombud med, kan den här konstellationen med fördel användas vid riskbedömningen också.
Gå igenom befintlig information från till exempel tidigare undersökningar, arbetsplatsträffar, skyddsronder, olycksstatistik, tillbudsrapporter och medarbetarsamtal med mera.
2. Undersök och identifiera risker
Beskriv vad förändringen består av Avgränsa området eller frågan som riskbedöms, till exempel den digitala arbetsmiljön, ett specifikt arbetsmoment eller en omorganisation.
Beskriv var förändringen ska genomföras Ange arbetsplats, lokal etc.
Beskriv vem som berörs av förändringen Ange berörda yrkesgrupper/personalgrupper med flera.
Fundera över hur den planerade förändringen kan tänkas påverka medarbetare Exempel:
- Större arbetsmängd
- Ändring av schema/ändrade arbetstider
- Omfattande övertid
- Ändrade/nya arbetsuppgifter
- Omplaceringar
- Osäkerhet under förändringsarbete
Fundera över vilka risker för ohälsa och/eller olycksfall förändringen kan tänkas medföra Tänk på att vara konkret.
De allra flesta risker, på de allra flesta arbetsplatser, tillhör någon av dessa kategorier
Exempel på risker:
- Risk för ohälsa på grund av för psykisk påfrestning
- Svårigheter att ta de raster och pauser som behövs under dagen
- Otydlig arbetsledning
- Dåligt anpassade lokaler för verksamheten
3. Bedöm riskerna
Bedöm om riskerna är allvarliga eller inte utifrån hur sannolikt det är att risken inträffar och vilka konsekvenserna blir om risken inträffar.
Om konsekvenserna blir små och sannolikheten att risken ska inträffa är minimal, då behövs troligen ingen omedelbar åtgärd. Om konsekvenserna är stora och sannolikheten är hög för att risken ska inträffa så behövs omedelbara åtgärder.
En riskbedömningsmatris kan vara ett stöd i bedömningen. Den hjälper till att skapa struktur och överblick i riskbedömningen. I riskbedömningsmatrisen görs en sammanvägning av hur sannolikt det är att risken inträffar och vilka konsekvenserna blir.
4. Prioritera riskerna och åtgärda
Prioritera riskerna och bestäm åtgärder. Allvarliga och akuta risker har högst prioritet och åtgärdas direkt.
Förebygg ohälsa och olycksfall antingen genom att modifiera den tilltänkta förändringen och/eller genom att vidta åtgärder för att eliminera eller minska riskerna som kommit fram.
De åtgärder som inte genomförs omedelbart förs in i en tidsatt handlingsplan.
5. Gör en handlingsplan och följ upp åtgärder
I handlingsplanen ska det framgå typ av åtgärd, vem som är ansvarig för att risken åtgärdas, när det ska vara klart och när åtgärden ska följas upp.
Chefen och skyddsombudet följer upp åtgärderna för att se om de fått önskad effekt. Om inte behövs det ytterligare åtgärder för att minska eller ta bort eventuella arbetsmiljörisker.