Varje större organisation måste kunna uppvisa en förteckning över alla de personregister som den förfogar över.
Enligt Dataskyddsförordningen/GDPR måste varje större organisation kunna uppvisa en förteckning över alla de personregister som den förfogar över. Personregistren måste i denna förteckning dokumenteras på särskilda sätt. Det måste exempelvis finnas uppgifter om vilken sorts personuppgifter som registren innehåller, för vilket ändamål registren upprättats och vilken rättslig grund som föreligger. Det måste också finnas uppgifter om informationssäkerheten (artikel 30).
Som register räknas inte bara de stora IT-systemen, utan även arbetsmaterial i löpande text i Word, Excel och andra system. I Östhammars kommun har varje kontor utsett kontaktpersoner som arbetar med att dokumentera de personregister vi hanterar. Personregistren förtecknas i IT-stödet Integrity (Dirsys). Om du har frågor kring detta arbete eller undrar vilka personregister din verksamhet hanterar kan du kontakta dataskyddssamordnaren.