Skriftlig anmälan och formell utredning

Varför ska man göra en skriftlig anmälan?

En skriftlig anmälan gör du när du känner att du uttömt alla andra sätt att få slut på det oönskade beteendet. Kanske känner du att din chef inte agerat tillräckligt?

Om det är en chef som särbehandlar någon på ett kränkande sätt bör man alltid göra en skriftlig anmälan. Samma gäller om det handlar om särskilt grova eller allvarliga kränkningar. Vem som helst kan göra en skriftlig anmälan om kränkande särbehandling.

Din skriftliga anmälan kan leda till att det görs en formell utredning. Det betyder att det du anmäler kommer att undersökas lite djupare, oftast av någon utanför din arbetsplats. Resultatet redovisas för HR-chefen som kan stötta ansvarig chef att förbättra arbetsmiljön.

Innan man gör en skriftlig anmälan kan man undersöka om det finns andra vägar att komma tillrätta med problemet. Läs mer om det i avsnitten Du har rätt att känna dig trygg på jobbet, Till dig som är utsatt, Till dig som står bredvid och Till dig som är chef eller arbetsgivarrepresentant.

När någon annan är utsatt

Anmälan behöver inte göras av den person som är utsatt. Den kan göras av exempelvis en kollega eller facklig representant/skyddsombud.

Så här gör man en skriftlig anmälan

En anmälan ska göras skriftligt på en särskild blankett. Skicka anmälan till HR-chefen. Om HR-chefen inte är på plats kan man istället vända dig till förhandlingschefen.

Om du vill ha stöd att skriva anmälan kan du ta kontakt med någon av följande personer

• din egen chef,
• en chef högre upp i organisationen, 
• facklig representant/skyddsombud
• HR

Om du inte får hjälp av den person du vänder dig till ska du vända dig till en annan person, någon du känner att du kan lita på.

Det går inte att göra en anonym anmälan.

Här hittar du blanketten för skriftlig anmälan av kränkande särbehandling (länk).

Beslut att starta en utredning

HR-chefen fattar beslut om det finns tillräcklig grund för att starta en formell utredning och vem som i så fall ska hålla i utredningen. Om HR-chefen behöver mer information för att kunna fatta beslut tar hen kontakt med den som har gjort anmälan.

När HR-chefen har tagit beslut får den som har gjort anmälan besked. Även den eller de som är chef på berörda arbetsplatser, kontorschef samt berörda fackliga organisationer får information om anmälan och HR-chefens beslut.

Så här går den formella utredningen till

Utredningen kan genomföras av en chef inom organisationen, av en representant från HR eller av företagshälsovården. De personer som berörs av anmälan ska inte genomföra utredningen.

Ambitionen är alltid att en utredning genomförs på ett sådant sätt så att de inblandade parterna känner sig hörda och rättvist behandlade under utredningsprocessen. Information från olika källor vägs samman och granskas källkritiskt. Informationen samlas in med hjälp av exempelvis intervjuer, enkäter, utredarens egen observation vid till exempel arbetsplatsträffar och studier av dokument.

Under en utredning undersöks följande delar:

1. Den utsattes perspektiv och upplevelser.
2. Den eller de anklagades perspektiv och upplevelser.
3. Vittnens perspektiv och upplevelser.
4. Oberoende bevis såsom brev, e-post, protokoll, inspelningar, bilder eller liknande.

Det går inte att lämna uppgifter till utredningen anonymt.

Av hänsyn till alla berörda kommer utredningen att genomföras så fort som möjligt.

Under tiden som utredning pågår finns det stöd i kollektivavtalet för att tillfälligt stänga av personen som utreds. Avstängning ska alltid föregås av överläggning med den fackliga organisation som personen är medlem i.

När utredningen är klar

Utredaren gör en skriftlig rapport med en bedömning om händelserna utgör kränkande särbehandling utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4.

HR-chefen kallar chef/chefer på berörd arbetsplats till möte där utredaren presenterar resultatet av utredningen.

Därefter presenterar utredaren resultatet för (förslagsvis):

1. anmälaren och dennes chef,
2. den/de anmälda samt den/deras chef,
3. övriga berörda.

Med stöd från HR-chefen arbetar ansvarig chef fram en handlingsplan.

Om utredningen visar att det funnits kränkande särbehandling

Arbetsgivaren, i praktiken chefen/cheferna på berörda arbetsplatser, har skyldighet att vidta åtgärder för att den kränkande särbehandlingen ska upphöra. I första hand kan det vara fråga om att den som trakasserat får en tillsägelse eller en uppmaning att sluta med sitt beteende. Får inte det avsedd effekt kan det bli fråga om varning, omplacering eller som en sista utväg uppsägning eller avsked.

De som varit inblandade i utredningen kan behöva hjälp att acceptera varandra och gå vidare. Det kan handla om handledning, coachning och samtal enskilt eller i gruppen.

Det kan också behövas information och utbildning av medarbetare och chefer för att förebygga kränkande särbehandling i framtiden.

Om utredningen inte visar att det funnits kränkande särbehandling

Även om utredningen visar att det inte förekommit kränkande särbehandling, så kan anmälan vara en signal om att det finns problem på arbetsplatsen. Ansvarig chef kan behöva undersöka det vidare för att åtgärda problemen.

Även här kan de som varit inblandade i utredningen behöva hjälp att acceptera varandra och gå vidare. Det kan handla om handledning, coachning och samtal enskilt eller i gruppen.

Uppföljning av åtgärder

Det är viktigt att följa upp situationen på arbetsplatsen för att försäkra sig om att åtgärderna varit tillräckliga. Om det visar sig att trakasserierna eller kränkningarna fortsatt måste chefen överväga ytterligare åtgärder som kan sättas in för att få ett stopp på det.

Det är också viktigt att vara uppmärksam på om den som påtalat problemen på arbetsplatsen blir ifrågasatt och utfryst för att kunna ingripa mot det.

Dokumentera

När HR-chefen tar emot en skriftlig anmälan om kränkande särbehandling diarieförs den med namnet ”Anmälan om kränkande särbehandling” eller liknande och tilldelas ett diarienummer. Ärendet sekretessbeläggs i diariet vilket betyder att det inte går ut i det öppna diariet och inte heller internt i kommunen. Följande handlingar diarieförs sedan löpande i ärendet:

• HR-chefens beslut att öppna formell utredning (eller inte) diarieförs i samma ärende.
• Utredarens rapport.
• Vid intern utredning ska även övriga anteckningar, bilder, dokumentation med mera som tillför ärendet information i sak diarieföras).
• Utredare klar med rapporten – diarieför.
• Beslut om kränkande särbehandling har förekommit (eller inte).
• Handlingsplan för att förbättra/utveckla arbetsmiljön (om utredningen visar att det behövs).
• Uppföljning av förbättrings-/utvecklingsåtgärder

Om du inte är nöjd med utredningen

Om du anser att kommunen har brustit i utredningen eller hanteringen av din anmälan av kränkande särbehandling kan du vända dig till din fackliga representant/skyddsombud.

Om du har anmält diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier kan du göra en anmälan till Diskrimineringsombudsmannen (DO) om du inte är nöjd med kommunens agerande.