Organisationsförändring och flytt

Innan du startar en förändring ska du tänka igenom att rätt förutsättningar finns för att genomföra förändringen. Börja med att identifiera vilka resurser som er verksamhet har till förfogande och vilka ramar ni måste håller er inom. Förutsättningar eller resurser kan vara pengar, personer, engagemang, kompetens. Det kan också handla om hur mottaglig verksamheten är för förändring just nu eller om andra förändringar är på gång.

Det är viktigt att säkerställa att förändringen bidrar till verksamhetens övergripande mål. Alla förändringar ska bidra till att verksamhetens uppdrag påverkas i positiv riktning. För att kunna skapa realistiska målbilder är det viktigt att ni också har en realistisk bild av era förutsättningar och kostnader.

Tänk på att förändring av arbetsplatsen kan vara en laddad fråga. Arbeta med, och respektera, eventuell oro och farhågor bland medarbetarna.

Använd checklista innan förändring (PPT), som hjälper dig att tänka igenom om det finns rätt förutsättningar för att genomföra förändringen.

Att beskriva vad man behöver lämna (nuläget) och vart man ska (önskade läget) är också ett bra sätt att skapa ett förändringstryck. Med hjälp av Nuläge - Önskat läge (PPT) kan du kartlägga vad du behöver lämna och vart du ska.

Det är viktigt att du innan du startar upp en förändring, gör en genomtänkt plan för hur du vill genomföra förändringen och hur du ska kommunicera förändringen till berörda. I dina tidigare förberedelser har du tittat närmare på förutsättningarna och skapat dig en bild av ditt nuläge och ditt önskade läge. Denna input tar du med dig i ditt arbete med att göra en förändringsplan, där du tydligt beskriver vad du vill uppnå, till exempel vinster i kvalitet, produktion och arbetsmiljö. I arbetet med förändringsplanen identifierar du också dina intressenter och hur du på bästa sätt involverar dina medarbetare i förändringsarbetet. Till din hjälp att göra en målgruppsanalys, kan du använd dig av detta material, Målgruppsanalys (ppt). Till din hjälp med att göra en förändringsplan kan du använda dig av Handlingsplan vid förändring (word) eller Aktivitetsplan förändring.

De tidigare blocken i förändringsarbete har handlat om att undersöka förutsättningar, hitta det önskade läget, identifiera målgrupper och att göra en plan för förändringsarbetet. Det här blocket handlar om hur du kan jobba med förändringsprocessen och hur du kan involvera dina medarbetarna i processen.

En förändring på arbetsplatsen kan vara en laddad fråga. Det är därför viktigt att arbeta med, och respektera, eventuell oro och farhågor bland medarbetarna. Det är viktigt att du som förändringsledare är förberedd på att möta olika reaktioner, motstånd och andra möjligheter som möter dig i förändringsprocessen. Läs gärna på fakta om hur människor kan reagera vid förändring och var också observant på hur du själv agerar och reagerar. Här kan du läsa mer om "Den mänskliga förändringsresan (ppt)".

En nyckel till en framgångsrik förändrig är att skapa delaktighet genom kommunikation. Vid ett förändringsarbete behöver kommunikationen vara medveten och planerad för att rätt effekter ska uppnås. Det är när kommunikationen med avsett budskap når rätt målgrupp, i rätt tid och  i rätt sammanhang som effekten blir som bäst. Tänk gärna igenom din kommunikation genom att sätta mål för den. Som hjälp i målsättningen av din kommunikation kan du tänka på Huvud, Hjärta, Fötter:

Huvud

Vad vill du att mottagarna ska tänka? Vad är ditt centrala budskap?   

Hjärta

Vad vill du att mottagarna ska känna? Vilken känsla ska dina centrala budskap ha?     

Fötter 

Vad vill du att mottagarna ska göra? Vilka aktiviteter ska de utföra?

En kommunikationsplan kan hjälpa dig att planera din förändringskommunikation. Följ länken så hittar du tips på hur du gör en kommunikationsplan

Utvärdering av förändringsarbetet bör ske löpande under hela processen. Det handlar både om att utvärdera hur själva förändringsprocessen fungerat men också att ta reda på om förändringen har fått önskad effekt. 

Förslag på frågor för att utvärdera förändringan kan vara:

• Gick det som planerat?
• Vilka lärdomar kan ni dra inför kommande förändringar?
• Nådde ni fram till det önskade läget?
• Vilka slutsatser kan ni dra om verksamhetens fortsatta utveckling?
• Blev det det förväntade resultatet?

För att kunna följa upp om förändringen lett till önskade effekter kan det vara bra att göra en ”förmätning”. Förmätningen innehåller information om hur nuläget ser ut för det som ska förändras, t.ex. kunskaper och attityder bland medarbetarna. Efter det att förändringen genomförts kan sedan mätningen återupprepas i en ”eftermätning” och man kan titta på om förändringsarbetet gett resultat. Detta kan göras genom exempelvis en enkätundersökning med ett antal frågor, befintlig OSA-enkät etcetera.