I KS beslutades 2024-10-22 att avskaffa riktlinjen för fördelning av arbetsmiljöuppgifter och istället ersätta den med följande rutin. I rutinen framgår vem som har arbetsmiljöansvar samt och vem som ska göra vad. Personer som fördelas specifika uppgifter i arbetsmiljöarbetet ska skriva på en särskild blankett (Länk finns längst ner på denna sida.)
Generella krav
Enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön. Lagens ändamål är, enligt 1 kap. 1 §, att förebygga ohälsa och olycksfall samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Av 3 kap. 2 § följer att arbetsgivaren skall vidta alla åtgärder som krävs för att uppnå detta.
Föreskriften systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1) preciserar arbetsgivarens skyldigheter enligt arbetsmiljölagen.
I 2 § definieras systematiskt arbetsmiljöarbete med att arbetsgivaren ska arbeta med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
I 6 § anges att ”Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås”.
För att kunna uppfylla arbetsmiljölagstiftningens krav är det nödvändigt att arbetsmiljöuppgifterna fördelas på personer med viss funktion eller befattning. De olika uppgifterna bör läggas på den nivå där de bäst kan utföras.
Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete gäller samtliga arbetstagare. Med arbetstagare likställs alla anställda i verksamheten, vikarier, tillfälligt inhyrd personal, de som genomgår utbildning eller praktik och de som deltar i ett arbetspolitiskt program.
Ansvar och uppgiftsfördelning
Kommunfullmäktige
Huvudregeln är att högsta ledningen, Kommunfullmäktige, är att betrakta som arbetsgivare och de har därmed arbetsmiljöansvaret.
Fullmäktige – har dessa uppgifter:
- Fastställa en skriftlig personalpolicy i samband med att mål och riktlinjer tas fram för kommunen.
- Fördela arbetsmiljöuppgifter till nämnderna och ta in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer.
- Se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan nämnderna.
- Följa upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med personalpolicyn.
- Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges
årliga budgetbeslut.
Nämnderna
Kommunstyrelsen är enligt kommunlagen (1991:900) att betrakta som
nämnd.
Nämnden – har dessa uppgifter:
- På uppdrag av fullmäktige se till att verksamheten drivs i enlighet med
arbetsmiljölagstiftningen, föreskrifterna för arbetsmiljön samt att
intentionerna i kommunens personalpolicy efterlevs. - Verkställa fullmäktiges beslut.
- Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar.
- Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att
ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget. - Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar
både på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna. - Se till att förvaltningschefen skriftligen tilldelas uppgifter i det
systematiska arbetsmiljöarbetet. - Se till att förvaltningschefen har tillräcklig kunskap, kompetens,
tillräckliga resurser och befogenheter för att kunna driva
arbetsmiljöarbetet. - Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen
att systematiskt arbetsmiljöarbete kan drivas ute på arbetsplatserna och att tillräcklig
kunskap, kompetens, tillräckliga resurser och befogenheter följer med.
Chefer i organisationen
Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter görs skriftligen uppifrån och ner i kommunens organisation, det vill säga från överordnad chef till närmaste underordnad chef, se bild ovan. Fördelningen är personlig och måste därför aktualiseras vid chefbyte. De chefer som tilldelats arbetsmiljöuppgifter har en skyldighet att fullgöra dessa.
Chefer som tilldelas arbetsmiljöuppgifter ska, enligt föreskriften systematiskt arbetsmiljöarbete, bland annat ha:
Tillräcklig kunskap och kompetens kring
- arbetsmiljölagstiftning som verksamheten omfattas av, Arbetsmiljöverkets föreskrifter samt policys, samverkansavtal, övriga avtal, rutiner och handlingsplaner inom arbetsmiljöområdet som upprättats för kommunen och förvaltningen
- de fysiska, psykiska och sociala förhållanden som finns på arbetsplatsen och som kan orsaka ohälsa eller olycksfall
- hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön och främjar hälsa samt förebygger ohälsa och olycksfall.
- Resurser i form av ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid, stöd från personer internt och externt vid behov.
- Befogenheter att fatta beslut och vidta åtgärder.
- En egen rimlig arbestsituation.
Medarbetare med tillsynsansvar eller speciellt komplex arbetsmiljö
En skriftlig fördelning av konkreta arbetsmiljöuppgifter kan göras till medarbetare som exempelvis har ett tillsynsansvar över elever, såsom kemilärare, slöjdlärare och idrottslärare, eller till medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö. Se till att dessa medarbetare har tillräcklig kunskap, kompetens, tillräckliga resurser och befogenheter för att genomföra och följa upp tilldelade arbetsmiljöuppgifter.
Underlag beträffande dessa specifika arbetsmiljöuppgifter ska tas fram av respektive förvaltning. En kopia av den undertecknade fördelningen läggs i personalakten (Kommunledningskontoret). Kopia sparas också centralt hos respektive kontor för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i nämnd.
Medarbetare
Alla medarbetare ska, enligt arbetsmiljölagen, medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Medarbetarna ska exempelvis rapportera risker, ge förslag på åtgärder och lämna synpunkter på resultatet av genomförda åtgärder. Detta kan göras till chef eller skyddsombud.
Praktiskt om fördelningen av arbetsmiljöuppgifter
Straffansvar
Det är arbetsuppgifter som kan fördelas, inte ansvar. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter innebär således inte att arbetsgivaren i förväg kan bestämma vem som ska straffas om exempelvis en olycka inträffar. Det straffrättsliga ansvaret fastställs av domstol i efterhand. Vid utredning av om någon ska ställas till svars för arbetsmiljöbrott granskas arbetsgivarens aktiva arbetsmiljöarbete. Straff kan utdömas när någon har handlat uppsåtligt eller oaktsamt. Oaktsamhet kan vara att underlåta att organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte följa Arbetsmiljöverkets föreskrifter eller arbetsmiljölagstiftningen i övrigt, underlåtenhet att ge erforderlig information, instruktioner mm. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter kan få betydelse för vem eller vilka som åtalas.
Uppföljning
Chefer och medarbetare som har tilldelats arbetsmiljöuppgifter behöver ha en dialog med sin chef kring fördelningen. Denna dialog ska genomföras vid behov och en gång per år exempelvis i samband medarbetarsamtal.
Ledighet och sjukdom
Vid planerad frånvaro ska en ersättare utses för den som tilldelats arbetsmiljöuppgifter. Ersättaren ska utses av överordnad chef. Tänk på att ersättaren ska ha tillräcklig kunskap, kompetens, tillräckliga resurser och befogenheter för att kunna utföra fördelade arbetsmiljöuppgifter.
Ersättare vid sjukdom ska ha utnämnts i förväg.
Returnering
Om den som tilldelats arbetsmiljöuppgifter bedömer att hen inte har den kunskap, den kompetens, de befogenheter och/eller de resurser som krävs för att komma tillrätta med arbetsmiljöuppgift(er)/arbetsmiljöärende ska uppgiften/ärendet returneras till den som fördelat uppgiften. Returnering ska ske skriftligt enligt blankett (bilaga 2). Därmed återgår ansvaret för den returnerade uppgiften/ärendet till överordnad instans. Ansvaret för övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår som tidigare. Kopia sparas centralt hos respektive kontor för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i nämnd.
Process för fördelning av arbetsmiljöuppgifter
Vid den skriftliga fördelningen ska aktuellt underlag användas:
- Nämnd till Förvaltningschef, bilaga 1:1
- Kontorschef, Verksamhetschef och enhetschef (eller motsvarande), bilaga 1:2
Vid skriftlig returnering så ska aktuellt underlag användas:
- Returnering av arbetsmiljöuppgift(er)/arbetsmiljöärende, bilaga 2
Bilden nedan visar hur fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska genomföras.
