Här hittar du en vägledning för att hantera spridda handlingar med personuppgifter i egna och gemensamma mappar och pärmar.
Med anledning av den nya dataskyddsförordningen behöver alla anställda i Östhammars kommun se över vilka handlingar med personuppgifter som finns i pärmar och digitala mappar. Här åsyftas i första hand sådana dokumentmappar som ligger under G: , H: och P: på nätverket och pärmar i våra arbetsrum.
Handlingar som anses förvarade på en myndighet samt inkomna eller upprättade där, utgör allmänna handlingar. Begreppet allmän handling definieras närmare i tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Allmänna handlingar ska hållas ordnade och bevaras för framtiden. De får gallras, men endast i enlighet med arkivlagen och efter regelrätta gallringsbeslut vid myndigheten. Allmänna handlingar får inte gallras enbart med stöd i dataskyddsförordningen.
Personuppgifter får inte alltid sparas
Dataskyddsförordningen anger att personuppgifter inte får bevaras längre än vad som är nödvändigt för en viss personuppgiftsbehandling. Med personuppgifter åsyftas alla uppgifter som enskilt eller i kombination, direkt eller indirekt, identifierar en nu levande fysisk person. Som personuppgift räknas alltså inte enbart namn och personnummer utan även exempelvis – i olika kombinationer – telefonnummer, ip-adress, initialer, fastighetsbeteckning, skolklass, födelsedatum eller tjänstebeteckning.
Offentlighetslagstiftningen står över dataskyddsförordningen, men offentlighetslagstiftningens bestämmelser om bevarande gäller endast allmänna handlingar, alltså inte interna arbetsmaterial.
Vad innebär detta?
Dokument som utgör allmänna handlingar vid Östhammars kommun ska hållas ordnade och bevaras för framtiden, samtidigt som dokument som inte utgör allmänna handlingar men rymmer personuppgifter måste rensas ut då de blivit inaktuella.