Nyhetsbrev från kommunförvaltningens ledningsgrupp den 22 oktober

Den successiva återgången till arbetsplatsen 

Sektor verksamhetsstöd har inventerat hur de olika verksamheterna i kommunhuset och på Kyrkogatan kommer att jobba framöver, för att vi inte ska krocka med varandra och vara för många på plats samtidigt. De nya digitala principerna skapar utrymme för nya flexibla arbetssätt, som möjliggör för oss att både jobba på distans och att vara på kontoret. Målsättningen på kort sikt är att max hälften av medarbetarna är på plats på kontoret samtidigt. Detta för att undvika trängsel och kunna hålla avstånd för att minska risken för smittspridning.
  – Om läget fortsätter att vara stabilt efter de lättnader som gjorts av restriktioner, så gör vi en successiv återgång till arbetsplatsen. Från och med november ser vi att beläggningen i kommunhuset kan öka till 75 procent, säger Helen Åsbrink, chef för Sektor verksamhetsstöd.
Städrutiner har setts över och kommer att anpassas utifrån det nya läget från och med oktober.

Inför återgången till kommunhuset så är dags för alla att städa vid sina arbetsplatser. Detta för att underlätta förflyttningar som ska göras inom ramen för det omstartade lokaliseringsprojektet.
  – Vi kommer att flytta så lite möbler som möjligt. Det handlar mer om att en del medarbetare ska flytta för att sitta närmare sina kollegor i den nya organisationen, säger Helen.
För att det ska gå smidigt uppmanas alla nu att rensa i papper och pärmar, samt ta bort eventuella personliga föremål. Flera av arbetsplatserna kommer att vara tillgängliga för alla medarbetare i huset, vilket innebär så kallad ”clean desk”. Det betyder att bordsytan alltid ska lämnas tom för nästa kollega.
  – Vi kommer att utöka skåp och förvaringsmöjligheter så att de som har valt att vara flexibla med sina arbetsplatser har ett skåp att förvara sitt material i. Bokhyllor för referensbibliotek kommer också att finnas kvar, säger Helen.

För att underlätta städningen av kontor har sopsäckar ställts upp på varje våningsplan, för papper som ska återvinnas. Plast, wellpapp, metall och tomma pärmar kan lämnas på anvisade platser i källaren. Om ni vill diarieföra och arkivera handlingar kan ni sortera dem i plastmappar tillsammans med namn och anvisningar och lägga dem i den blåa plastbacken som registratorgruppen ställt upp i teamledaren Hanna Horneijs rum. På Ines finns information om respektive nämnds dokumenthanteringsplan som ger vägledning i vad som kan gallras eller kastas. Johanna Widenberg, kommunens arkivarie, kan svara på eventuella frågor som kan uppstå i sammanhanget.
  – Tack för din insats. Vi ser fram emot en riktig storstädning på arbetsplatsen, säger Helen.

Det här är på gång i arbetet gällande digitaliseringen

 Arbetet med att ta fram en kommunövergripande handlingsplan gällande digitaliseringsarbetet pågår. Varje sektor har i uppdrag att bidra i arbetet med underlag och en egen handlingsplan. Vid årsskiftet ska det arbetet vara klart och i början av nästa år tas nästa steg, då vår handlingsplan ska jämföras med andra kommuners planer.

– Vi är fem samverkanskommuner; Östhammar, Tierp, Knivsta, Heby och Älvkarleby som gemensam ska ta fram en handlingsplan för arbetet med digitalisering, säger Rikard Lang, digitaliseringsstrateg.
Det handlar bland annat om att skapa en övergripande riktning för den digitala utvecklingen och förutsättningar för att kunna möta behovet av digitaliseringsinsatser. Att samverka i detta utvecklingsarbete innebär många fördelar, praktiskt och ekonomiskt, då kommunerna har samma behov.
  – Vi vill tillhandahålla enkla, tydliga, effektiva och säkra digitala tjänster för kommuninvånarna, säger Rikard.
I uppdraget ligger också att på ett bättre sätt än i dag kunna tillgängliggöra information samt att ta fram nya digitala verktyg som möter verksamheternas och kommuninvånarnas behov.
Enligt Rikard ligger Östhammars kommun jämförelsevis långt framme i arbetet gällande digitaliseringen, med nödvändiga styrdokument på plats likväl som fortsatt arbete med en arbetsplatsstrategi och införandet av de nya digitala principerna kring våra arbetssätt.
  – Målsättningen är att effektivisera vårt arbete och skapa nytta för kommuninvånarna genom fler digitala tjänster, säger han.

Information om utvecklingen i Alunda 

Det finns ett stort intresse för att flytta till Alunda. Orten bedöms ha stor potential att kunna växa och därför har kommunledningen initierat en ortsutveckling för att kunna prioritera resurser och skapa förutsättningar för tillväxt.

I ett första skede har man gjort en undersökning av behovet av offentlig service på orten och hur det kan mötas på bästa sätt. God samhällsservice, bostäder och möjligheter till pendling är viktiga faktorer för att fler människor ska kunna flytta hit och företag ska kunna etableras och utvecklas här.
  – För att kunna åstadkomma det behöver vi få till en samverkan mellan offentliga, privata och ideella aktörer, säger Ulf Andersson, chef för Sektor samhälle.

Kommunen äger mark och tar fram detaljplaner. Nästa steg är att anvisa mark för bostäder.
  – Jag ser framför mig att orten är intressant för barnfamiljer och att det kommer att byggas villor samt hyres- och bostadsrätter i Alunda. Orten har ett unikt pendlingsläge till både Uppsala och Stockholm, säger Ulf.
Att hålla ihop samhällsbyggnadsprocessen i detta arbete kräver god samordning. Tjänstemän från olika fält och exploatörer involveras för att tillsammans hitta smarta och hållbara lösningar. En intern projektledare, med uppdrag att hålla ihop och driva kommunens arbete i Alundas utvecklingsresa, kommer att utses.

Visionen som finns kring ortens utveckling kommer att involvera medborgare och representanter från näringslivet. Under våren drar en informationskampanj igång, då ortsborna kommer att få veta mer om vilka möjlighet som finns att kunna bidra med idéer om hur orten ska kunna växa.
  – Medborgardialog är en identifierad och viktig framgångsfaktor, säger Ulf.
Vill du veta mer om planerna på utveckling i Alunda kan du titta på Sektor samhälles nästa livesändning den 10 november, klockan 18. Den sänds som vanligt via Östhammars kommuns Facebooksida och kommer att kunna ses i efterhand på YouTube.

Medborgarlöfte 2021

Samverkan mellan kommun och polis är nyckeln till ett framgångsrikt och effektivt brottsförebyggande arbete. Varje år ger kommunen och polisen ett gemensamt medborgarlöfte. Det rör sig om en rad konkreta åtgärder för att förebygga brott som kommun och polis ska genomföra.

Årets medborgarlöfte är ett ökat arbete kring den upplevda tryggheten i hemmet. Det lyder ”Kommunen och polisen ska gemensamt jobba för att öka tryggheten i kommunen avseende brott i nära relation, hot och våld samt stöldbrott/inbrott.” Det ska ske genom ett fortsatt arbete med att utveckla Våga värna som är ett samarbete mellan Östhammars kommun, Östhammarshem och polisen. Koncepten Grannsamverkan och Båtsamverkan ska uppmuntras, därtill ska informationskampanjer upplysa oss om hur man kan skydda sig mot stöldbrott.

Medborgarlöftet grundar sig på invånarnas förslag och synpunkter, som delgavs oss i resultatet av den enkät som genomfördes förra hösten. I enkäten ställdes bland annat frågor om upplevd trygghet i hemmet, i bostadsområdet och i kommunen, om platser som upplevs otrygga och om vilken typ av brott man är rädd att utsättas för. 341 personer svarade på enkäten och det är alltså deras svar som ligger till grund för årets medborgarlöfte.

Medborgarlöftet ska förnyas med regelbundenhet. Enligt ett förslag som diskuteras nu ska nästa medborgarlöfte gälla en kortare period, exempelvis tre månader i stället för ett år. Detta på grund av att situationen och belastningen förändras i vissa delar av kommunen under sommaren. På förslag är kvartalsvisa inriktningsbeslut där en beredningsgrupp får besluta om insatserna utifrån det för perioden aktuella läget i kommunen. 

Med detta önskar vi dig en fortsatt fin dag! 

Kommunförvaltningens ledningsgrupp 

Det här nyhetsbrevet sänds via e-post till alla medarbetare inom kommunförvaltningen. Avsändare är kommunförvaltningens ledningsgrupp och syftet är att informera om gruppens pågående arbete. Brevet sänds via e-post till alla medarbetare inom förvaltningen en gång i månaden, eller efter behov.