Rutin för registrerades rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har alla vars personuppgifter behandlas rättigheter som man kan kräva av den som behandlar ens personuppgifter (den personuppgiftsansvarige). Utifrån att verksamheterna under de personuppgiftsansvariga nämnderna i Östhammars kommun behandlar personuppgifter kan registrerade personer höra av sig till oss och begära de rättigheter som är beskrivet nedan. De registrerades rättigheter består av följande: Rätten till tillgång (registerutdrag), rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet. Syftet med denna rutin är att skapa en enhetlig process inom Östhammars kommun för att hantera en inkommen begäran rörande de registrerades rättigheter för att uppfylla kraven i Dataskyddsförordningen.

Beskrivning av rättigheterna

Rätten till tillgång (registerutdrag). (Se rutin begäran om registerutdrag) Den registrerade har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter om hen håller på att behandlas av någon av verksamheterna som är underställda de personuppgiftsansvariga nämnderna inom Östhammars kommun. Om så är fallet ska den registrerade få tillgång till en kopia på sina personuppgifter, ofta kallat ett registerutdrag. Kontaktperson i respektive verksamhet skickar  utdragen till registrerads folkbokföringsadress.

Rätten till rättelse Den registrerade har rätt att få felaktiga (eller missvisande) personuppgifter rättade eller kompletterade.

Rätten till radering Kommunen är en myndighet vilket medför att en rad lagkrav ställs på att information ska finnas bevarad eller måste finnas kvar i system för spårbarhet. Detta medför att det finns begränsningar i möjligheterna för radering. Bedömning måste göras i varje enskilt fall.

Rätten till begränsning De registrerade har rätt till så kallad begränsning under vissa omständigheter. Kommunen gör inte direktmarknadsföring eller på något annat sätt har prenumererade tjänster. Därför kommer denna rätt att sakna möjligheter att uppfylla.

Rätten till dataportabilitet Kommunen har inga åtaganden eller system som möjliggör dataportabilitet.

Handläggning av ärendet

När ett ärende har inkommit till kommunen via e-post, vanlig post eller inlämning till Östhammar direkt görs följande:

Registrator:

·         Ankomststämplar det inkomna ärendet

·         Diarieför handlingen

·         Fördela begäran till kontaktpersoner på berörda verksamheter

·         Meddela kund diarienumret

·         Kopia på ärendet skickas till dataskyddssamordnaren

·         Efter att ärendet är slutbehandlat skickas svaret till den registrerade och ärendet avslutas i diariet

 

Kontaktperson:

·         Mottar begäran

·         Informerar chef

·         Utreder begäran

·         Vid behov kontaktas dataskyddssamordnaren

·         Kontaktar kontorschef för beslut

·         Efter att ärendet har avslutats skickas ärendet till registrator

 

Kontorschef:

·         Beslutar i ärende

 

Dataskyddssamordnaren:

·         Erhåller en kopia av den inkomna begäran

·         Fungerar som stöd till verksamheten vid behov

·         Kontaktar sakkunnig vid behov ex jurist

·         Kontaktar dataskyddsombudet vid behov

 

Dataskyddsombudet:

·         Fungerar som stöd och är rådgivande vid behov

·         Kan på eget initiativ begära insyn i ärende

 

Rutinen fastställd av Stabschef 2025-01-20

Externwebben

Länk till Östhammars kommuns hemsida. Informationen till den registrerade hur kommunen hanterar personuppgifter. https://www.osthammar.se/sv/kommun-och-politik/behandling-av-personuppgifter/dataskyddsforordningen-gdpr/