Nyhetsbrev kommunförvaltningens ledningsgrupp 22/2

Chefer i förvaltningens stora ledningsgrupp träffas för att lära av varandra

Den här veckan träffades kommunförvaltningens stora ledningsgrupp för första gången i sin nya konstellation. Den omfattar hela kommunförvaltningens ledningsgrupp och sektorernas verksamhetsområdeschefer. Tanken är att mötas för att lära av varandra. För tillsammans kan vi mer.

Kommundirektör Peter Nyberg bad deltagarna om att ha tålamod med varandra. Vår nya organisation trädde i kraft för en och en halv månad sedan och alla gör sitt bästa. Chefernas roll är att stötta och skickliggöra varandra för att lösa frågor. Eftersom organisationsförändringen främst förändrat organisationens överbyggnad så innebär det att framgången vilar på överbyggnadens chefer i stort, det vill säga kommunförvaltningens stora ledningsgrupp.

Men cheferna och medarbetarna ska inte göra jobbet själva. Vi har ett antal stora grupper runtomkring oss som vi ska slå armkrok med: Föreningsliv, invånare och företagare. Vi finns på deras villkor, de ställer krav på oss att vi levererar kvalificerade service. Vi måste därför förstärka vår förståelse för vilka de är och vad de gör, vara tydliga i vår kommunikation med dem och vara tillgängliga för dem.

Syftet för den stora kommunledningsgruppens möten är att skapa ett utrymme för deltagarna att bygga relationer och lära sig mer om den förvaltning och organisation vi alla arbetar i. Målet är att öka förståelsen och på så sätt bygga den kollektiva intelligensen för kommunens uppdrag. På så sätt ges bättre förutsättningar att stötta varandra över verksamhetsområdena och varje dag fortsätta att leverera välfärd och samhällsservice för våra invånare. 

Förnyade ekonomiska processer stärker förståelse för vårt uppdrag och framförhållning i planering

En tydlig och enkel beskrivning av hur våra ekonomiska processer har det alltid funnits behov av. I vår nya organisation ska förståelse för uppdrag och mål skapas för alla medarbetare och chefer. Det är en förutsättning för att stödja ansvar, problemlösande, mandat, resurstilldelning och beslutstagande. Av den anledningen har de ekonomiska processerna setts över och ett förslag har tagits fram som beslutas vid kommunfullmäktige i mars. 

Behovet inom välfärden växer mer än skatteintäkterna och då måste politiken ha bra underlag för prioriteringar. Tydliga styrdokument ökar också transparensen och förståelsen i organisationen för vår organisations ekonomiska arbete med budget och uppföljning.

I förslaget som läggs fram kommer processen för kommunens budget både att starta och beslutas om tidigare. I oktober 14 månader innan budgetåret ska därför processen med att i stora drag analysera de eventuella ekonomiska utmaningarna starta. Detta underlag kommer från den prognostiserade befolkningsutvecklingen. Verksamhetsområden ekonomi ska senast vid årsskiftet ett år innan budgetåret påbörjar informera nämnderna. Under den påföljande våren görs budgetberedningen för att landa i ett förslag som läggs fram och beslutas om vid kommunfullmäktige i juni. Den här processen innebär en tidigareläggning mot hur det hittills sett ut. Syftet med förändringen är att möjliggöra att verksamheten får tid till att planera sitt kommande verksamhetsår redan tidigt på hösten. 

Den ekonomiska uppföljningen kommer att ske som tidigare och görs av budgetansvariga som i sin uppföljning kontinuerligt rapporterar in avvikelser i ekonomi och kvalitet. De skriver dessutom en rapport tre gånger per år. Utöver den traditionella uppföljningen så kommer det framöver att på enhetsnivå genomföras en ekonomi- och kvalitetsdialog två gånger per år. Syftet är att involvera medarbetare och chefer och på så sätt öka delaktigheten i verksamhetens måluppfyllelse genom att man träffas och för en dialog om resultat och utfall för den egna enheten.

Arbetet med kommunhusets lokaliseringslösning rullar på

Arbetet med lokaliseringslösning för kommunhuset fortskrider och pågår i flera spår: risk- och konsekvensanalys, detaljutformning av hemvisterna och planering av vår framtida arbetsplatsstrategi.

En risk- och konsekvensanalys är genomförd tillsammans med de skyddsombud som är kopplade till de medarbetare som kommer att ha en plats i kommunhuset. Skyddsombuden har även varit och arbetat fram åtgärder för att minimera riskerna. Riskbedömningen visades på KFLG och kommer att redovisas för våra fackliga organisationer på centrala samverkansgruppens nästa möte.

Som vi berättat i vårt nyhetsbrev från den 27 januari kommer de verksamheter som med arbetsplats i kommunhuset att sitta i hemvister. Dessa verksamheter kommer inom kort att få i uppdrag att mer i detalj utforma sin hemvist utifrån det behov de har. Verksamhetscheferna kommer att få mer information om hur det ska gå till.

Samtal fördes också om hemvisten som är avsedd för ledningsfunktionen, det vill säga alla verksamhetschefer, sektorchefer och kommundirektören. Ambitionen är att öka utbytet och stärka möjligheterna till verksamhetsövergripande samarbete.

Sedan tidigare har vi beslutat att utforma en ny arbetsplatsstrategi för framtiden. En arbetsgrupp har redan börjat jobba med den, och den beslutade lokaliseringslösningen är ett utgångsläge för deras fortsatta arbete. Länkar för detta finns här nedan.

Med detta önskar vi dig en fin arbetsvecka! 

Kommunförvaltningens ledningsgrupp

____________________________________________________________________

Genom det här nyhetsbrevet informerar om kommunledningsförvaltningens ledningsgrupps om sitt pågående arbete. Brevet sänds via e-post till alla medarbetare inom förvaltningen varannan vecka, eller efter behov. I länken nedan finner du kommunförvaltningens ledningsgrupps alla nyhetsbrev.