Sida under uppbyggnad.
Ansvar och roller
På nätverksplatserna G:, H:, O: och P finns digitala mappar med handlingar som uppstått i kommunens verksamhet. På nätverksplatsen G: (Gemensamt) förvaras mappar med handlingar som medarbetare inom en och samma sektor har tillgång till. På H: (Tillsammans) förvaras mappar med handlingar som medarbetare från olika sektorer har tillgång till. På O: (Offentligt) förvaras handlingar av offentlig karaktär nämndvis och till dessa har alla medarbetare har åtkomst. P: (Personlig) är knuten till den enskilda medarbetaren. Här förvaras mappar med handlingar som endast respektive medarbetare har tillgång till.
Informationsägarskapet – och således det yttersta juridiska ansvaret för informationen i mapparna – ligger hos kommunstyrelsen och nämnderna. Nämnderna ansvarar för den information som uppstår i de respektive verksamheter som de beslutar över, oavsett sektor. Nätverksmapprutinen ändrar inte informationsägarskapet i något avseende. Den reglerar endast det praktiska ansvaret för informationen inom förvaltningen och mellan sektorerna.
Kommunarkivarien och dataskyddsombudet har tillsynsansvar. Tillsyn sker årligen.
Nätverksmapprutinen omtalar i övrigt fyra roller med olika ansvar: medarbetare, chefer, nämndsekreterare och mappansvariga.
Alla medarbetare följer rutinens allmänna föreskrifter vad gäller informationshantering på nätverksplatserna G:, H: och P: och P:.
Chefer ansvarar för att mappstrukturer på nätverksplatserna G:, H: och O: finns på plats. De upprättar mappdokumentation på G: och O: – alternativt utser så kallade mappansvariga som gör det – och ansvarar för att mapparna i allt övrigt hanteras enligt rutinens föreskrifter.
Nämndsekreterarna upprättar mappar och mappdokumentation på nätverksplatsen O:.
Mappansvariga har av chef fått i uppdrag att ansvara för hanteringen av enskilda mappar på nätverksplatsen G:. De upprättar mappdokumentation för enskilda mappar och utför resning och gallring.