Genom att regelbundet omvärldsbevaka, identifiera hot och händelser som kan påverka informationssäkerheten och informera varandra kan vi stå bättre rustade att hantera olika situationer.
Ligga steget före
Omvärldsbevakning är ett bra sätt att ligga steget före och snabbt få information om händelser som kan påverka kommunens informationssäkerhetsarbete och/eller kräver kommunikationsinsatser. Genom omvärldsbevakning och kommunikation skapas en medvetenhet om externa hotbilder och händelser som kan påverka skyddet av information
Informationssäkerhetsteamets roll
Informationssäkerhetsteamet genomför regelbundet och löpande omvärldsbevakning och analyserar omvärlden ur ett säkerhetsperspektiv. I det ingår att identifiera och hantera potentiella sårbarheter och hot mot kommunens verksamhetssystem och andra IT-tjänster. Relevant omvärldsinformation delas med berörda och tillförs kommunens risk- och sårbarhetsanalys
Verksamhetsnära omvärldsbevakning
En viss omvärldsbevakning behöver även göras verksamhetsnära. Hot eller händelser som förändrar informationsklassning och riskbedömningar eller påverkar skyddsbehovet behöver följas upp för att verifiera att informationen fortfarande har rätt skydd.
Intressenter och kommunikation
Intressentanalys är en betydelsefull del i informationssäkerhetsarbetet och kommunikationsinsatser ska i möjligaste mån anpassas efter olika intressenters behov och situation.
Det underlättar kommunikation såväl i det dagliga arbetet som i ett skarpt läge om det redan i verksamhetens planer framgår vilka intressenterna är, hur deras informationsbehov ser ut och vilka kanaler som kan användas för att nå dem. Intressenter kan t.ex. vara myndigheter, media, andra organisationer, personer eller grupper som är beroende av en viss information eller har ett intresse av att få del av den. Intressenter är även de som på olika sätt kan påverka oss, ett händelseförlopp eller som har värdefull information som vi är i behov av.
Kriskommunikation
När en kris, extraordinär händelse eller större samhällsstörning inträffar är det viktigt att snabbt nå ut med en korrekt bild av händelsen, dess konsekvenser och vad kommunen gör för att hantera den. Kommunens roll är att samordna kommunikationsinsatserna, ge människor svar på sina frågor och att ge organisationen goda förutsättningar att kunna ta genomtänkta beslut i en krissituation.
Vanligen är det kommunikatörer som hanterar den övergripande kommunikationen och de kanaler som kommunen använder. De är proffs på att formulera tydliga budskap, anpassa språket och tonaliteten till de målgrupper som informationen riktar sig till och de vet vilka kanaler de ska använda för att nå olika målgrupper. Samtidigt känner varje verksamhet bäst sina målgrupper och deras informationsbehov. Varje verksamhet har också inarbetade kommunikationskanaler som, många av dem, även kan användas i kris.
Kommunikation är därför ett samspel och det är viktigt att involvera rätt funktioner tidigt i olika krisförlopp. De budskap som kommunen kommunicerar behöver vara samstämmiga och koordinerade. Tänk även på att tajmingen många gånger kan vara avgörande för hur ett budskap tas emot.