Frågor och svar, särskilt för dig som chef. Sida under uppbyggnad.
Hur bygger jag en mappstruktur på nätverket G:?
Mappstrukturen på G: ska konstrueras som en trädförgrening. De första mappnivåerna skapas av IT-centrum. Dessa konstrueras efter förvaltningsorganisationen, det vill säga i normalfallet nätverket G:, sektor, verksamhet och enhet. I vissa fall förekommer inte enhets- eller team-nivåerna.
IT-Centrum namnger mappnivåerna sektor, verksamhet och enhet, i enlighet med förvaltningsorganisationen. Om en verksamhet är indelad i teams, får sektors-, verksamhets- eller enhetschefer skapa och namnge mappnivån team-nivå.
G: > Sektor > Verksamhet > Enhet > Team
Utöver dessa fasta mappnivåer är det valfritt att skapa två nivåer av undermappar på varje organisationsnivå, det vill säga två undermappar på sektornivå, två undermappar på verksamhetsnivå, två undermappar på enhetsnivå och två undermappar på team-nivå. Undermapparna sätts upp av sektors-, verksamhets- och enhetschefer.
Handlingsmappar, det vill säga mappar som endast innehåller handlingar och inte leder vidare, får placeras var som helst i mappstrukturen. De kan således placeras direkt i sektors-, verksamhets-, enhets- och teammapparna, eller i undermapparna.
Antalet undermappar och handlingsmappar är obegränsade, så länge de sidoordnas.
Klicka här för att se exempel på hur en mappstruktur på G: kan se ut.
Tips på hur man skapar bra sökbarhet bland mapparna:
- Då antalet mappnivåer är begränsat, måste många undermappar och handlingsmappar sidoordnas på varje mappnivå. Sidoordningen ger en god överblick av handlingsbeståndet på varje nivå, om den görs rätt. Tänk noga igenom struktur och namngivning så att det blir lätt att bläddra och hitta bland mapparna.
- Undermapparna bör namnges efter arbetsprocesser, roller eller arbetslag.
- Det är fördelaktigt att signalera att handlingsmapparna utgör just handlingsmappar och namnge dem efter handlingsslag eller ärendetyp.
- Undvik under alla omständigheter att uppkalla undermappar och handlingsmappar efter namn på medarbetare. Kom ihåg att egen personlig dokumentation ska sparas på nätverket P:
Ska alla handlingsmappar ha en mappdokumentation?
Handlingsmappar behöver inte ha mappdokumentation om undermappen – som de ingår i – har en utförlig mappdokumentation som inkluderar dem.
Hur ska jag tänka kring behörighet och åtkomst på G:?
IT-Centrum sätter upp behörigheter efter personalens AD-koppling så att personal tillhörande en viss sektor och verksamhet automatiskt får åtkomst till alla mappar på sin sektors- och verksamhetsnivå. Detta är grundinställningen.
Mot bakgrund av detta bör placeringen av handlingsmappar noggrant planeras. På de högre mappnivåerna i hierarkin, till exempel på sektornivå, bör mappar som ska kunna nås av hela personalen inom en viss sektor placeras. På verksamhetsnivå bör mappar som endast ska kunna nås av delar av personalen placeras.
Om grundinställningen i behörighet inte täcker det behov som finns av åtkomstbegränsning, är det undantagsvis möjligt att efterfråga handlingsmappar med särskild behörighet.
Hur beställer jag särskild behörighet till mapp på G:?
Upprätta en mappdokumentation. Mall för mappdokumentation hämtas här. Ange ”särskild behörighet” och lista namn och e-postadress till de medarbetare som ska ges åtkomst till mappen. Chef kontaktar IT-Centrum för beställning och bifogar då mappdokumentationen. Beställningen görs via hemsidan itcentrum.se (skapa supportärende) eller via telefon 0173-86403.