I samma stund som vi fattar beslut om något som berör många människor behöver vi kommunicera. Det kan exempelvis handla om hur vi lämpligast kommunicerar en ny utbildning, ett utvecklingsprojekt, en organisationsförändring eller ett nytt IT-system.
Gå igenom dessa frågor i tur och ordning och du har en kommunikationsplan!
- Bakgrund. Beskriv händelsen som ligger till grund för kommunikationsplanen och tidsperspektivet.
- Nulägesanalys. Finns det några problem du vill lösa? Några behov att tillgodose? Gör en nulägesanalys. Du kan ta hjälp av en SWOT-analys där du beskriver:
- Strengths – (styrkor)
- Weaknesses – (svagheter)
- Opportunities – (möjligheter)
- Threaths – (hot)
- Syfte. Kommunikationsplanen beskriver vad som ska kommuniceras, till vem/vilka, när, hur och av vem. Säkerställ att berörda målgrupper får rätt information vid rätt tidpunkt.
- Framgångsfaktorer. Fundera över vad som behövs för att kommunikationen ska lyckas.
- Ledningens engagemang i genomförandet.
- Vilket stöd behöver enhetschefer och medarbetare som är budbärare för att kunna genomföra arbetet?
- Vilka resurser finns? Personal, ekonomi med mera.
- Kommunikationsmål. Ange det eller de mål som ska uppnås.
- Budskap. Tänk noggrant igenom budskapet.
- Vad är det i stora drag som ska hända?
- Varför ska vi göra detta?
- Vad händer om vi inte gör det?
- Hur ska det göras?
- Vad innebär det i praktiken?
- Vem är avsändaren?
- Ansvar.
- Vem/vilka ansvarar för att genomföra kommunikationsinsatserna?
- Finns det någon huvudavsändare? Vem?
- När. När i tiden är kommunikationsinsatsen bäst att genomföra för bästa resultat? Kanske behöver du kommunicera flera gånger?
- Interna och externa målgrupper. Vilka är de interna respektive externa målgrupperna?
- Är det en homogen grupp?
- Finns det olika mottagargrupper?
- Finns de på samma plats geografiskt?
- Har de olika behov och kunskap?
- Tar de till sig information på olika sätt?
- Kanaler.
- Var finns din målgrupp? Når du dem genom möten, osthammar.se, Ines, Facebook, e-post etc. Kanske flera kanaler passar för målgruppen?
- Finns det beslut om att viss information ska ges på ett visst sätt?
- Uppföljning.
- Hur ska planen följas upp? Exempelvis möten, avstämningar, intervjuer eller en enkät?
- Mätning av resultat?
- Aktivitetsplan. När kommunikationsplanen är klar bör du även göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan som berättar om exempelvis aktiviteter, målgrupp, syfte, budget, deadline och vem som är ansvarig för att aktiviteten genomförs.
Budskapsplattform
Vid mindre insatser räcker det att skriva ihop en budskapssplattform.
Frågor som ska besvaras:
- Vad?
- Hur?
- Varför?
- Vad händer?
- Talespersoner:
- Ämne/fråga 1: Namn, roll, förvaltning, telefonnummer, e-postadress.
- Ämne/fråga 2: Namn, roll, förvaltning, telefonnummer, e-postadress.