Arbetsgivaren skall se till att medarbetarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet ska utföras.
Medarbetare får kunskaper om arbetet och arbetsmiljön genom introduktion och utbildning på arbetsplatsen. Det är helt nödvändigt att medarbetaren får klart för sig vilka risker som finns med de egna arbetsuppgifterna och vad som ska göras för att undvika ohälsa och olycksfall. Det är också väsentligt att känna till andra risker som medarbetaren kan komma i kontakt med i arbetet.
Det är ofta nödvändigt att komplettera kunskaperna vid ändringar i arbetsuppgifter, arbetsutrustning, arbetsmetoder, verksamhet och organisation och efter lång bortovaro.
Den som känner sig osäker på hur arbetet ska utföras på ett säkert sätt måste ta hjälp av sin chef, arbetsledare eller en kollega.
Alla medarbetares och chefers kunskaper måste hållas aktuella.
Introduktion för nyanställd
Chefen ska så tidigt som möjligt introducera medarbetaren i arbetet. Det gäller särskilt medarbetare som saknar tidigare erfarenheter av arbetslivet. Introduktionen ska ge en uppfattning om medarbetarens egna arbetsuppgifter och sambandet med andras, inblick i hur verksamheten i stort fungerar och om vilka risker som finns i verksamheten. Introduktionen ska också beskriva det systematiska arbetsmiljöarbetet, till exempel vem medarbetaren ska vända sig till när det gäller arbetsmiljön.
Skyddsutrustning och hjälpmedel
Arbetstagarna ska ha kunskaper om vilken personlig skyddsutrustning och vilka tekniska hjälpmedel som kan behövas i arbetet. Det är viktigt att enhetschef (eller motsvarande) lägger ner tillräcklig tid på att motivera dem att använda utrustningen och hjälpmedlen och att arbetstagarna använder dessa.
Inför förändringar
Det är angeläget att medarbetarna får information i god tid vid planerade ändringar i verksamhetens omfattning, inriktning och organisation och att de ges möjlighet att delta i förändringsarbetet. Det är särskilt viktigt inför verksamhetsinskränkningar och nedläggning så att fysiska och psykiska belastningar i arbetet kan förebyggas.
Arbete på annan plats
Det är särskilt viktigt att arbetstagaren själv har grundliga kunskaper om riskerna vid arbete på platser som den egna arbetsgivaren inte kan bestämma över. Det kan vara platser där flera arbetsgivare driver verksamhet, arbete som utförs i någon annans hem och vid distansarbete.
Skriftliga instruktioner vid allvarliga risker
Om det finns allvarliga arbetsmiljörisker ska det finns skriftliga instruktioner. Även om arbetet i sig inte är särskilt riskfyllt kan felhandlingar eller olämplig hantering leda till ohälsa och olycksfall, både för arbetstagaren själv och för annan personal.
Chefer kan vid behov ta hjälp av företagshälsovården eller annan sakkunnig kompetens för att bedöma vilka instruktioner som behövs, och hur de ska vara utformade.
Aktuella och tillgängliga instruktioner
Instruktionerna ska vara tillgängliga på arbetsplatsen och lätta att förstå. Det är också viktigt att de hålls aktuella och innehåller uppgift om när de är uppdaterade. Skriftliga instruktioner kan behöva kombineras med muntliga.
Skriftliga instruktioner kan behöva kombineras med muntliga.
Särskilda händelser
Det är viktigt att det finns skriftliga instruktioner för vad som ska göras vid haverier, driftstörningar, tillbud och olycksfall. Det behövs ofta skriftliga instruktioner för reparation, underhåll och annan service liksom för svårbemästrade situationer i arbete med till exempel klienter och patienter.