Nyhetsbrev från kommunförvaltningens ledningsgrupp 16 september

Lokaliseringsfrågan

Så kommer då beskedet om att flera restriktioner kommer att lyftas från och med den 29 september, i regeringens fjärde steg i avvecklingsplanen. Rekommendationen om att arbeta hemma så mycket som möjligt tas bort, vilket öppnar upp för möjligheten att börja jobba på plats igen, för alla de som jobbat hemifrån under pandemin.

Under september är det hemarbete som gäller, därefter är tanken att de som vill och kan under oktober kommer tillbaka till sina respektive arbetsplatser. Från och med den 1 november ska samtliga sektorer vara redo att återgå till ett traditionellt arbetssätt.

Hur blir det då, när vi kommer tillbaka till arbetsplatsen? Frågorna kring det är många. Inte minst eftersom vår omorganisation genomförts under pandemin. Sektor verksamhetsstöd har fått i uppdrag att jobba med lokaliseringen.
– Dialogen med chefer är inledd och vi arbetar för högtryck för att hinna få allting på plats till den 1 november, säger Helen Åsbrink, sektorchef.

I dagsläget görs ingen ombyggnation i kommunhuset, men tanken är att planera för att medarbetare i den nya organisationen kan sitta nära varandra.
– Vi behöver ta till oss förändringar som skett i samhället och på våra arbetsplatser. Sannolikt kommer vi även fortsättningsvis att arbeta både på plats och på distans, nya arbetssätt som också kan komma att påverka utformningen av framtidens arbetsplatser, säger Helen.

Omorganisationen

I tisdags genomförde kommunförvaltningens ledningsgrupp en workshop för att gemensamt följa upp organisationsförändringen som genomfördes vid årsskiftet. Blev resultatet som förväntat och vilka justeringar behöver göras, var några av frågorna som diskuterades.
Omorganisationen innebar bland annat ett förändrat och numera centraliserat verksamhetsstöd, vilket påverkar alla sektorer. Det innebär nya processer, nya roller och arbetssätt samt en delvis ny kultur för chefer och medarbetare i de olika verksamheterna.
– Det är viktigt att följa upp arbetet i den nya organisationen för att kunna göra förbättringar där det behövs, säger Peter Nyberg, kommundirektör.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljöverket har inspekterat och påtalat brister i vårt systematiska arbetsmiljöarbete. Det handlar till exempel om en otydlig fördelning av arbetsuppgifter till våra chefer, i samband med omorganisationen och chefsrekryteringar. Det har resulterat i nya rutiner för chefer och en mer tydlig chefsintroduktion.
– Dessutom är vi precis klara med ett nytt årshjul för arbetsmiljöarbetet som ska underlätta för oss på HR att kunna ge mer stöd till chefer i vår organisation, säger Jenny Nolin, HR-specialist.

En annan brist är rapportering av tillbud i KIA. I det sammanhanget kan vi alla bli bättre på att fånga upp och anmäla vara fysiska, organisatoriska eller sociala risker och incidenter. Det kan exempelvis vara hög arbetsbelastning under lång tid, konflikter och hotfulla situationer. Chefer kommer att utbildas för att bättre hantera tillbud, skyddsombudens roll förtydligas och alla behöver få hjälp att förstå att det råder delat ansvar att bidra i arbetsmiljöarbetet. Det kan handla om tämligen enkla insatser, till exempel att lyssna på andras idéer, föreslå egna och diskutera lösningar.
– Att testa och utvärdera olika lösningar tills problemet är löst och att jobba framåt är bättre än att fastna i problem och på lösningar som man själva inte kan påverka, säger Jenny.
Just nu genomförs ett pilotprojekt på Sektor omsorg, där chefernas arbetsmiljö undersöks. Om det bli lyckat kommer vi att genomföra det i fler sektorer, berättar Jenny.

Vi fick även beröm av Arbetsmiljöverket, bland annat för ett fint HR-stöd och det skriftliga stöd som finns i chefshandboken och på Ines.
– Det systematiska arbetsmiljöarbetet pågår och vi tar tacksamt emot feedback från Arbetsmiljöverket. Den hjälper oss att fokusera på det vi behöver prioritera, säger Jenny.
Samtidigt som vi förbättrar vårt arbetsmiljöarbete arbetar vi aktivt med att stärka friskfaktorer i våra verksamheter. Syftet är att sänka sjukfrånvaron och att skapa attraktiva arbetsplatser.
På Sektor bildning pågår just nu ett sådant arbete i samarbete med Suntarbetsliv, med fokus på ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap samt delaktighet och påverkansmöjligheter.

Informationssäkerhet

Vi behöver bli bättre på att jobba med Informationssäkerhet. Anledningen är den ökade digitaliseringen, nya lagkrav och att Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) fått regeringens uppdrag att stödja offentlig förvaltning i det arbetet. Syftet är att se till att informationen finns tillgänglig när vi behöver den, att vi kan lita på att den är riktig och att endast behöriga personer kan ta del av den.
– Vi bedriver samhällsviktiga verksamheter och behöver se till att den kan fortsätta att bedrivas även vid en samhällsstörning. Det handlar om att kunna ha rätt information tillgänglig för behöriga personer, till exempel patientjournaler, säger Malin Hübinette, säkerhetskyddschef.

Allt vi gör är förstås inte hemligt, information behöver skyddas utifrån behov. Just nu och fram till årets slut pågår ett arbete för att identifiera vilken typ av information som är viktig att skydda.
– Nu lägger vi grunden för ett systematiskt arbete kring informationssäkerhet. Det är ett prioriterat arbete som vi ska göra tillsammans och där alla kan bidra, säger Malin.

En ny policy och riktlinjer för hur vi ska arbeta med informationssäkerhet har tagits fram och mer information om detta kommer inom kort att publiceras på Ines.

Med detta önskar vi dig en fortsatt fin dag!

Det här nyhetsbrevet sänds även via e-post till alla medarbetare inom kommunförvaltningen. Avsändare är kommunförvaltningens ledningsgrupp och syftet är att informera om gruppens pågående arbete. Brevet sänds via e-post till alla medarbetare inom förvaltningen varannan vecka, eller efter behov. I länken nedan finner du kommunförvaltningens ledningsgrupps alla nyhetsbrev.