I Sverige har allmänheten och massmedierna rätt att begära ut allmänna handlingar från myndigheter. Rätten går under namnet handlingsoffentlighet och regleras i tryckfrihetsförordningen (TF), vår äldsta grundlag. Handlingsoffentligheten anses vara en förutsättning för öppenhet, delaktighet och demokrati. Som kommunanställd kommer du att hantera många allmänna handlingar i ditt arbete. Du kommer kanske också att handlägga begäran om utlämnande. Det är därför viktigt att Du känner till vilka grundläggande regler som styr hanteringen av allmänna handlingar.
Vad är en allmän handling?
Som handling räknas alla sorters informationsbärare, det vill säga pappershandlingar, e-post, digitala filer, sms, ljudupptagningar, bilder och filmer.
Allmänna handlingar i en kommun är sådana handlingar som tillkommit i kommunens verksamhet. Handlingarna räknas närmare bestämt som allmänna om de förvaras hos kommunen samt är inkomna till eller upprättade hos kommunen. Observera att begreppen förvaras, inkommen och upprättad kan ha olika innebörd beroende på vilka slags handlingar det rör sig om. Exempelvis räknas en journal som upprättad i och med att den förberetts för anteckning medan ett protokoll räknas som upprättat först när det har justerats. Ett anbud i en offentlig upphandling räknas inte som inkommet förrän det öppnats på anbudsdagen, medan en ansökan som ges till en kommunal tjänsteman på stan räknas som inkommen till och förvarad vid kommunen i och med att tjänstemannen tar emot det.
Begreppens närmare innebörd förklaras i Tryckfrihetsförordningens 2 kapitel.
Andra handlingar
Alla handlingar som hanteras vid en kommun är dock inte allmänna och behöver således inte lämnas ut på begäran. E-postmeddelanden med privat innehåll är exempelvis inte allmänna. Utkast och arbetsmaterial som inte har färdigställts eller expedierats räknas inte heller som allmänna. Så inte heller böcker, tidskrifter och databaser som fungerar som litteratur eller uppslagsverk.
Utlämnande av allmän handling
Om du som kommunanställd tar emot en begäran om utlämnade av allmän handling ska du hantera den skyndsamt, helst samma dag. Alla allmänna handlingar ska sekretessprövas utifrån offentlighets- och sekretesslagen (OSL) innan de lämnas ut. En del sekretessparagrafer är allmänt formulerade i offentlighets- och sekretesslagen, men en del är knutna till särskilda verksamheter. Exempelvis finns det särskilda sekretessparagrafer knutna till skola, skolhälsovård, socialtjänst och personaladministrativ verksamhet. Som kommunanställd förväntas du ha kunskap om vilka sekretessparagrafer som gäller i just din verksamhet.
Om stöd för sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen, ska de delar i handlingen som sekretessen gäller inte lämnas ut. Om stöd för sekretess inte finns i offentlighets- och sekretesslagen, är handlingen offentlig, och då ska den omgående lämnas ut.
Östhammars kommun har en rutin för utlämnande av allmän handling. I rutinen finns regler för vem som har rätt att lämna ut en allmän handling och vem som ska fatta beslut om att avslå en begäran. Du når rutinen här.
Registrering av allmän handling
Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras, det vill säga diarieföras. Som kommunanställd är det din uppgift att avgöra om en handling som inkommer till dig eller upprättas av dig är allmän och ska diarieföras.
Sekretessbelagda handlingar ska alltid diarieföras. Men för offentliga handlingar finns undantag från registreringsskyldigheten Sådana offentliga handlingar som hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats behöver inte registreras – exempelvis anteckningar i en journal eller semesteransökningar i ett personalsystem. Sådana offentliga handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för kommunens verksamhet behöver inte heller registreras – exempelvis reklam och kursinbjudningar.
Diarieföringen är viktig eftersom det vanligtvis är via diariet som allmänheten och massmedierna får kännedom om de allmänna handlingar som finns att begära ut. Det är också vanligtvis via diariet som vi kommunanställda kan återsöka efterfrågade handlingar. Diarieföringen är således en förutsättning för att handlingsoffentligheten – och öppenheten, insynen och delaktigheten – i Östhammars kommun ska fungera i praktiken.
Kort informativ film om att handlägga en begäran om utlämnande av allmän handling: Sydarkivera - Allmänna Handlingar