Direktupphandling är en form av offentlig upphandling som får användas utan krav på annonsering eller anbud i viss form. Det är ett enklare och snabbare förfarande som lämpar sig för mindre inköp eller särskilda situationer.
Kontrollera först om ramavtal finns
Innan en direktupphandling får genomföras ska kontroll ske av att kommunen inte har avtal inom det område där behov av köp finns. Se Avtalskatalogen. Regelbundna behov framförs till verksamhetschef och sektorchef för respektive sektor som i sin tur tar med behovet i upphandlingsplaneringen för kommande år.
När får direktupphandling användas?
Enligt LOU får direktupphandling användas i följande fall:
1. När värdet understiger direktupphandlingsgränsen:
-
För varor och tjänster: <700 000 kr exkl. moms
-
För sociala och andra särskilda tjänster (bilaga 2 till LOU): <8 109 450 kr exkl. moms
-
Värdet ska beräknas som det sammanlagda värdet av liknande inköp under 12 månader för hela kommunen.
2. Vid särskilda undantagssituationer, till exempel:
- Om inga lämpliga anbud inkommit i en tidigare annonserad upphandling.
-
Om det finns tekniska eller konstnärliga skäl som gör att endast en viss leverantör kan anlitas.
-
Om det föreligger synnerlig brådska eller överprövning som kräver snabb åtgärd.
Regler och krav vid direktupphandling
Även om direktupphandling är enklare, finns det viktiga regler att följa:
-
Dokumentationsplikt: Alla direktupphandlingar över 100 000 kr ska dokumenteras – se särskild mall. Länk: Direktupphandlingsblanketten
-
Anskaffningsbeslut: Alla direktupphandlingar över 100 000 kr kräver anskaffningsbeslut – se särskild mall. Länk: Anskaffningsbeslut
-
Riktlinjer: Östhammars kommun har riktlinjer som ska följas vid direktupphandling. Länk till riktlinjen
-
Principer: Upphandlingen ska följa de grundläggande EU-rättsliga principerna som anges under inledningen.
Viktigt att tänka på
-
Det är inte tillåtet att dela upp inköp för att kringgå direktupphandlingsgränsen.
-
Det är tillåtet att frivilligt annonsera en direktupphandling.
-
Bevisbördan för att undantag från annonseringsplikten är tillåten ligger på den upphandlande myndigheten.
-
Kommunens delegationsordning. Länk till delegationsordningen
Så här gör du en direktupphandling
Direktupphandling upp till 100 000 kronor
Man kan köpa direkt från en leverantör. Förhandla pris och beställ.
Direktupphandling 100 000 – 700 000 kronor
Vid direktupphandling avseende varor/tjänster med avtalsvärden från 100 000 – 700 000 kronor.
-
Ta fram mall för anskaffningsbeslut Länk: Anskaffningsbeslut
-
Ta fram ett diarienummer.
-
Ta fram direktupphandlingsblanketten och fyll i ert behov.
-
Man bör kontakta minst tre leverantörer som kan leverera, om minst tre leverantörer ej kontaktas motivera varför på direktupphandlingsblanketten.
-
Maila ekonomi@osthammar.se för kontroll av leverantörerna avseende bland annat registrering av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter, innehav av F-skatt samt om eventuella skatteskulder föreligger. Invänta återkoppling.
-
Kontakta (ring/maila) leverantörerna med ert behov. Begär pris på det du behöver och ange när det ska levereras och när leverantören senast ska inkomma med svar om pris.
-
Fyll i direktupphandlingsblanketten med anbudspriser.
-
Meddela (ring/maila) samtliga leverantörer som lämnat in ett pris om vem som kommer att få leverera.
-
Beställ din vara från vinnande leverantör.
-
Lämna handlingar till diariet.
-
Bifoga direktupphandlingsblanketten till fakturan.
Upphandling över 700 000 kronor
Upphandlingen ska annonseras.
Tänk på att alla leverantörer ska få samma information och samma villkor för att kunna lämna sina anbud. Om en fråga ställs av en leverantör och svar lämnas ska de andra leverantörerna delges samma information.
Vid direktupphandlingar avseende varor/tjänster kontakta Upphandling för vidare vägledning.
Hur räknar du ut värdet?
-
Engångsköp: Räkna ihop alla kostnader – till exempel frakt, service och underhåll.
-
Återkommande behov: Räkna kostnaden för 12 månader framåt eller hur lång avtalstiden planeras att vara.
Hur räknar man vid återkommande köp?
-
Totalt värde under hela avtalstiden, inklusive optioner och förlängningar.
-
Återkommande köp ska räknas ihop:
- Antingen baserat på liknande köp under de senaste 12 månaderna.
- Eller uppskattat värde för kommande 12 månader.
För frågor, kontakta: upphandling@osthammar.se