Behöver du hjälp från en extern konsult i din kommunikation? Östhammars kommun har upphandlat externa konsulter. Så här går du tillväga för att avropa från de avtalen.
1. Vem får göra avrop från ramavtalet för support och vidareutveckling av webbplatser?
Den verksamhet som har behov av att förvalta och utveckla en webbplats ska göra det genom vår upphandlade leverantör. Det är alltså verksamheten som ansvarar för webbplatsen som ansvarar för att utföra detta arbete.
Läs mer om hur ansvaret fördelas i länken om webbsupport nedan.
Enligt kommunens rutiner för inköp är det endast certifierade inköpare som får göra avrop på avtalet.
2. Vem står för kostnaden?
2.1 osthammar.se och Ines
Supportkostnaden står Kommunikation och kundtjänst för.
Vidareutvcklingskonstnaden står verksamheterna för.
2.2 Kommunens övriga webbplatser
Support- och vidareutvcklingskonstnaderna står ansvarig verksamhet för.
3. Gör din beställning av support och vidareutveckling
3.1 Offerförfrågan - brief
I din offertförfrågan ska all bakgrund, syfte/mål och tidsram med uppdraget finnas med. Detta kallas för en brief för offert. Syftet är att konsulten ska få en fullständig förståelse för vad du önskar med uppdraget.
Vi har tagit fram en mall för det som du enkelt kan fylla i, se länk nederst. Fyll i den och skicka den till leverantören.
Leverantören svarar dig med en offert och om du vill gå vidare med uppdraget lägger du in en beställning i Raindance, se nästa steg.
3.2 Få en offert
Skicka din brief till leverantören via e-post och efterfråga en offert från dem. Det är möjligt att de kontaktar dig med följdfrågor för att skapa sig en tydlig bild av vad du efterfrågar.
3.3 Gör din beställning
När du fått offerten från leverantören och ni är överens över vad du behöver, hur de ska leverera det, till vilken kostnad och med vilken tidsram, är det dags att lägga in din beställning.
Detta gör du i Raindance genom beställningsvarianten "Direktupphandling" (den heter direktupphandling där även om det per definition inte är en sådan). Där bifogar du oferten du fått från leverantören. Observera att behörig person måste godkänna avropet i Raindance innan den skickas till leverantören.
Lathund för hur ett avrop för dessa avtal görs i Raindance kommer du inom kort att nå genom en länk i avtalsdatabasen (under rubriken "Dokument"). Länk till denna finns här nedan.
Behöver du stöd för att göra avrop kan du höra av dig till ekonomienheten.
3.4 Det här händer sedan - ditt samarbete med leverantören
Generellt brukar det gå till så att leverantören arbetar fram ett förslag utifrån din brief, ett så kallat korr. Detta får du komma med kommentarer på. I det skedet får du inte komma med ändringar i text eller bild, utan syftet är att fånga upp eventuella fel. Det ska framgå av leverantörens offert hur många korrvändorna är. De kan vara max tre, oftast är det två. När du gett ditt slutliga ok så går leverantören in i produktionsskedet för att sedan leverera slutprodukten enligt det format och leveranssätt ni avtalat om.
Observera att det är viktigt att du omgående uppmärksammar leverantören på eventuella misstag och fel du ser eller upplever. Gör det alltid skriftligt så att det går att följa upp om så skulle behövas i efterhand.
3.5 Om problem uppstår
Skulle du under arbetets gång stöta på problem kan du alltid vända dig till oss:
- För frågor om avropsrutinen: Ekonomienheten.
- Stöter du på problem i samarbetet med leverantören: Kommunikation och kundtjänst.
4. Mindre administration när fakturan kommer till dig
När uppdraget är avslutat och leverantören skickar dig fakturan går den direkt in i Raindance där den automatiskt konteras enligt de konteringsuppgifterna du angivit vid beställningen. Överensstämmer den med den offererade summan så godkänns den automatiskt.
Skulle summan avvika så skickas ett mejl automatiskt från Raindance till behörig person på din förvaltning som får undersöka varför den avvek samt om den fakturerade summan är korrekt och motsvarar vad som levererats.
Dessa rutiner minskar den administrativa belastningen på organisationen och säkerställer att vad vi betalar är de faktiskt levererade varorna och tjänsterna.
Relaterade länkar
Konsulter för support och vidareutveckling avtalsdatabasen (inloggning krävs):