Frågor och svar för dig som medarbetare (sidan är under uppbyggnad).
Var ska jag spara mina arbetshandlingar?
I första hand ska du spara dina arbetshandlingar på nätverksplatsen P: (Personlig). Handlingar som du sparar här har bara du åtkomst till. Du ansvarar själv för att upprätta en mappstruktur som gör att du lätt kan rensa handlingar, när de blivit inaktuella.
På nätverksplatsen G: (Gemensamt) förvaras mappar med handlingar som medarbetare inom en och samma sektor har tillgång till. Du och din chef kan komma överens om att du sparar en viss typ av arbetshandlingar här, om fler än du behöver tillgång till dem.
På nätverksplatsen H: (Tillsammans) förvaras mappar med handlingar som medarbetare från olika sektorer har tillgång till. Du och din chef kan komma överens om att du sparar en viss typ av arbetshandlingar här, om fler än du behöver tillgång till dem.
Får jag spara allmänna handlingar i original i mappar på nätverken?
Ja, men endast i mapp på G: som skapats särskild för detta ändamål. Villkoren är följande:
- Chef informeras och godkänner
- Kommunarkivarie informeras
- Handlingarna upptas i dokumenthanteringsplanen
- Handlingarna hålls åtskilda från icke allmänna handlingar
- Mappen namnges "Allm handl i orig" + valfritt ämne
- Handlingarna i mappen hålls i god ordning
- Eventuella samband med andra processer, ärenden eller handlingar i kommunens verksamhet beskrivs i dokumentet "mappens grunddokumentation" (t.ex. projektnummer, aktnummer eller diarienummer)
Var får jag spara sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter, personnummer och andra extra skyddsvärda personuppgifter?
Sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter, personnummer och andra extra skyddsvärda personuppgifter får sparas på nätverken P: och G: om vissa villkor uppfylls.
Villkoren för att spara på P: är att mappar regelbundet rensas med särskilt beaktande av integritet och sekretess.
Villkoren för att spara på G: är att behörigheten till mappen är begränsad till personal som arbetar inom en verksamhet samt att mappar regelbundet rensas eller gallras med särskilt beaktande av integritet och sekretess.
Särskild behörighet till mapp på G: får endast beställas av chef.
Vad är sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter och extra skyddsvärda personuppgifter?
Sekretessbelagda uppgifter = Uppgifter som kan sekretessbeläggas enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess finns exempelvis för skydd för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden; rikets säkerhet; rikets centrala finanspolitik; penningpolitik eller valutapolitik; myndigheters verksamhet för inspektion; kontroll eller annan tillsyn; intresset av att förebygga brott eller beivra brott; det allmännas ekonomiska intresse; och intresset av att bevara djur- eller växtart.
Länk till Offentlighets- och sekretesslagen
Känsliga personuppgifter= Sådana personuppgifter som anses känsliga enligt dataskyddsförordningen, artikel 9: uppgifter om ras eller etniskt ursprung; politiska åsikter; religiös eller filosofisk övertygelse; medlemskap i fackförening; hälsa; sexualliv; biometriska eller genetiska uppgifter).
Länk till Dataskyddsförordningen
Extra skyddsvärda personuppgifter = Sådana personuppgifter som utpekas som extra skyddsvärda i dataskyddsförordningen och av Integritetsskyddsmyndigheten: exempelvis personnummer; löneuppgifter; uppgifter om lagöverträdelser; värderande uppgifter, till exempel uppgifter från utvecklingssamtal, uppgifter om resultat från personlighetstester eller personlighetsprofiler; information som rör någons privata sfär; uppgifter om sociala förhållanden.
Länk till Integritetsskyddsmyndighetens hemsida
Ska jag rensa bland mina arbetshandlingar?
Ja, du ska rensa löpande, årligen eller på uppmaning av chef.