Behöver du gallra i kontorsskåp, mappar och verksamhetssystem? Tänk då på att nästan all information som förvaras vid Östhammars kommun utgör allmänna handlingar och lyder under särskild lagstiftning.
Allmänna handlingar
Den information som uppstår eller inkommer samt förvaras vid förvaltningar och verksamheter i Östhammars kommun utgör allmänna handlingar. Begreppet allmän handling definieras närmare i Tryckfrihetsförordningen. En översiktlig beskrivning finns också här.
Bevara eller gallra
Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Arkivlagen medger dock att allmänna handlingar får gallras. Gallring innebär att handlingar förstörs, alltså att informationen raderas på ett oåterkalleligt sätt. Gallring ska alltid föregås av en gallringsutredning och ett gallringsbeslut. Det är nämnderna som fattar beslut om gallring.
Gallringsbeslut på olika sätt
I Östhammars kommun har gallringsbesluten traditionellt ingått i dokumenthanteringsplanerna. I och med att nämnderna har fattat beslut om dokumenthanteringsplaner – med däri angivna gallringsfrister – har de alltså också fattat beslut om gallring. Men det finns också möjlighet att fatta så kallade separata gallringsbeslut, alltså gallringsbeslut utanför dokumenthanteringsplanerna.
Behov av gallring?
Om behov av gallring föreligger, kontakta först registratorn vid din förvaltning för att kontrollera om dokumenthanteringsplanerna rymmer något tillämpligt gallringsbeslut. Om så inte är fallet, kontakta då arkivarie Håkan Åhlenius för att diskutera möjligheten till ett separat gallringsbeslut. För att förenkla arbetsprocessen har mallar för gallringsutredningar och gallringsbeslut arbetats fram. Genom att kontakta arkivarien kan du ta del av dessa.