Nätverksmapprutinen – hur handlingar ska sparas på nätverken i Östhammars kommun
Nu finns en rutin för nätverksmappar. Rutinen hittar du här.
Nätverksplatserna G:, H:, O: och P: har de flesta medarbetare i Östhammars kommun idag tillgång till via sina arbetsdatorer.
Föreliggande nätverksmapprutin har arbetats fram för att säkerställa att informationshanteringen på nätverksplatserna G:, H:, O: och P: når upp till de grundläggande lagkrav som gäller för informationshantering i offentlig sektor. Lagkraven härrör i första hand från tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, dataskyddsförordningen, arkivlagen och säkerhetsskyddslagen.
Syftet med rutinen är att
- styra och stödja hanteringen av allmänna handlingar, personuppgifter och sekretessbelagd information,
- reglera ansvar för mappstruktur, behörigheter, rensning och gallring,
- allmänt skapa ordning och reda i informationshanteringen.
Rutinen rymmer regler och villkor för informationshanteringen på nätverken. Den återfinns i sin helhet i form av ett excelark som nås via denna länk.
De viktigaste delarna av rutinen förklaras närmare här nedan. Dels i ett avsnitt med grundläggande bestämmelser om ansvar och roller, dels i ett avsnitt med vanliga frågor och svar (FAQ).
Ansvar och roller
På nätverksplatserna G:, H:, O: och P finns digitala mappar med handlingar som uppstått i kommunens verksamhet. På nätverksplatsen G: (Gemensamt) förvaras mappar med handlingar som medarbetare inom en och samma sektor har tillgång till. På H: (Tillsammans) förvaras mappar med handlingar som medarbetare från olika sektorer har tillgång till. På O: (Offentligt) förvaras handlingar av offentlig karaktär nämndvis och till dessa har alla medarbetare har åtkomst. P: (Personlig) är knuten till den enskilda medarbetaren. Här förvaras mappar med handlingar som endast respektive medarbetare har tillgång till.
Informationsägarskapet – och således det yttersta juridiska ansvaret för informationen i mapparna – ligger hos kommunstyrelsen och nämnderna. Nämnderna ansvarar för den information som uppstår i de respektive verksamheter som de beslutar över, oavsett sektor. Nätverksmapprutinen ändrar inte informationsägarskapet i något avseende. Den reglerar endast det praktiska ansvaret för informationen inom förvaltningen och mellan sektorerna.
Kommunarkivarien och dataskyddsombudet har tillsynsansvar. Tillsyn sker årligen.
Nätverksmapprutinen omtalar i övrigt fyra roller med olika ansvar: medarbetare, chefer, nämndsekreterare och mappansvariga.
Alla medarbetare följer rutinens allmänna föreskrifter vad gäller informationshantering på nätverksplatserna G:, H: och P: och P:.
Chefer ansvarar för att mappstrukturer på nätverksplatserna G:, H: och O: finns på plats. De upprättar mappdokumentation på G: och O: – alternativt utser så kallade mappansvariga som gör det – och ansvarar för att mapparna i allt övrigt hanteras enligt rutinens föreskrifter.
Nämndsekreterarna upprättar mappar och mappdokumentation på nätverksplatsen O:.
Mappansvariga har av chef fått i uppdrag att ansvara för hanteringen av enskilda mappar på nätverksplatsen G:. De upprättar mappdokumentation för enskilda mappar och utför resning och gallring.
Fråga – svar för dig som medarbetare
Var ska jag spara mina arbetshandlingar?
I första hand ska du spara dina arbetshandlingar på nätverksplatsen P: (Personlig). Handlingar som du sparar här har bara du åtkomst till. Du ansvarar själv för att upprätta en mappstruktur som gör att du lätt kan rensa handlingar, när de blivit inaktuella.
På nätverksplatsen G: (Gemensamt) förvaras mappar med handlingar som medarbetare inom en och samma sektor har tillgång till. Du och din chef kan komma överens om att du sparar en viss typ av arbetshandlingar här, om fler än du behöver tillgång till dem.
På nätverksplatsen H: (Tillsammans) förvaras mappar med handlingar som medarbetare från olika sektorer har tillgång till. Du och din chef kan komma överens om att du sparar en viss typ av arbetshandlingar här, om fler än du behöver tillgång till dem.
Får jag spara allmänna handlingar i original i mappar på nätverken?
Ja, men endast i mapp på G: som skapats särskild för detta ändamål. Villkoren är följande:
- Chef informeras och godkänner
- Kommunarkivarie informeras
- Handlingarna upptas i dokumenthanteringsplanen
- Handlingarna hålls åtskilda från icke allmänna handlingar
- Mappen namnges "Allm handl i orig" + valfritt ämne
- Handlingarna i mappen hålls i god ordning
- Eventuella samband med andra processer, ärenden eller handlingar i kommunens verksamhet beskrivs i dokumentet "mappens grunddokumentation" (t.ex. projektnummer, aktnummer eller diarienummer)
Var får jag spara sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter, personnummer och andra extra skyddsvärda personuppgifter?
Sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter, personnummer och andra extra skyddsvärda personuppgifter får sparas på nätverken P: och G: om vissa villkor uppfylls.
Villkoren för att spara på P: är att mappar regelbundet rensas med särskilt beaktande av integritet och sekretess.
Villkoren för att spara på G: är att behörigheten till mappen är begränsad till personal som arbetar inom en verksamhet samt att mappar regelbundet rensas eller gallras med särskilt beaktande av integritet och sekretess.
Särskild behörighet till mapp på G: får endast beställas av chef.
Vad är sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter och extra skyddsvärda personuppgifter?
Sekretessbelagda uppgifter= Uppgifter som kan sekretessbeläggas enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess finns exempelvis för skydd för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden; rikets säkerhet; rikets centrala finanspolitik; penningpolitik eller valutapolitik; myndigheters verksamhet för inspektion; kontroll eller annan tillsyn; intresset av att förebygga brott eller beivra brott; det allmännas ekonomiska intresse; och intresset av att bevara djur- eller växtart.
Länk till Offentlighets- och sekretesslagen.
Känsliga personuppgifter= Sådana personuppgifter som anses känsliga enligt dataskyddsförordningen, artikel 9: uppgifter om ras eller etniskt ursprung; politiska åsikter; religiös eller filosofisk övertygelse; medlemskap i fackförening; hälsa; sexualliv; biometriska eller genetiska uppgifter).
Länk till Dataskyddsförordningen.
Extra skyddsvärda personuppgifter = Sådana personuppgifter som utpekas som extra skyddsvärda i dataskyddsförordningen och av Integritetsskyddsmyndigheten: exempelvis personnummer; löneuppgifter; uppgifter om lagöverträdelser; värderande uppgifter, till exempel uppgifter från utvecklingssamtal, uppgifter om resultat från personlighetstester eller personlighetsprofiler; information som rör någons privata sfär; uppgifter om sociala förhållanden.
Länk till Integritetsskyddsmyndigheten hemsida.
Ska jag rensa bland mina arbetshandlingar?
Ja, du ska rensa löpande, årligen eller på uppmaning av chef.
Fråga – svar särskilt för dig som chef
Hur bygger jag en mappstruktur på nätverket G:?
Mappstrukturen på G: ska konstrueras som en trädförgrening. De första mappnivåerna skapas av IT-centrum. Dessa konstrueras efter förvaltningsorganisationen, det vill säga i normalfallet nätverket G:, sektor, verksamhet och enhet. I vissa fall förekommer inte enhets- eller team-nivåerna.
IT-Centrum namnger mappnivåerna sektor, verksamhet och enhet, i enlighet med förvaltningsorganisationen. Om en verksamhet är indelad i teams, får sektors-, verksamhets- eller enhetschefer skapa och namnge mappnivån team-nivå
G: > Sektor > Verksamhet > Enhet > Team
Utöver dessa fasta mappnivåer är det valfritt att skapa två nivåer av undermappar på varje organisationsnivå, det vill säga två undermappar på sektornivå, två undermappar på verksamhetsnivå, två undermappar på enhetsnivå och två undermappar på team-nivå. Undermapparna sätts upp av sektors-, verksamhets- och enhetschefer.
Handlingsmappar, det vill säga mappar som endast innehåller handlingar och inte leder vidare, får placeras var som helst i mappstrukturen. De kan således placeras direkt i sektors-, verksamhets-, enhets- och teammapparna, eller i undermapparna.
Antalet undermappar och handlingsmappar är obegränsade, så länge de sidoordnas.
Klicka här för att se exempel på hur en mappstruktur på G: kan se ut.
Tips på hur man skapar bra sökbarhet bland mapparna:
- Då antalet mappnivåer är begränsat, måste många undermappar och handlingsmappar sidoordnas på varje mappnivå. Sidoordningen ger en god överblick av handlingsbeståndet på varje nivå, om den görs rätt. Tänk noga igenom struktur och namngivning så att det blir lätt att bläddra och hitta bland mapparna.
- Undermapparna bör namnges efter arbetsprocesser, roller eller arbetslag.
- Det är fördelaktigt att signalera att handlingsmapparna utgör just handlingsmappar och namnge dem efter handlingsslag eller ärendetyp.
- Undvik under alla omständigheter att uppkalla undermappar och handlingsmappar efter namn på medarbetare. Kom ihåg att egen personlig dokumentation ska sparas på nätverket P:
Ska alla handlingsmappar ha en mappdokumentation?
Handlingsmappar behöver inte ha mappdokumentation om undermappen – som de ingår i – har en utförlig mappdokumentation som inkluderar dem.
Hur ska jag tänka kring behörighet och åtkomst på G:?
IT-Centrum sätter upp behörigheter efter personalens AD-koppling så att personal tillhörande en viss sektor och verksamhet automatiskt får åtkomst till alla mappar på sin sektors- och verksamhetsnivå. Detta är grundinställningen.
Mot bakgrund av detta bör placeringen av handlingsmappar noggrant planeras. På de högre mappnivåerna i hierarkin, till exempel på sektornivå, bör mappar som ska kunna nås av hela personalen inom en viss sektor placeras. På verksamhetsnivå bör mappar som endast ska kunna nås av delar av personalen placeras.
Om grundinställningen i behörighet inte täcker det behov som finns av åtkomstbegränsning, är det undantagsvis möjligt att efterfråga handlingsmappar med särskild behörighet.
Hur beställer jag särskild behörighet till mapp på G:?
Upprätta en mappdokumentation. Mall för mappdokumentation hämtas här. Ange ”särskild behörighet” och lista namn och e-postadress till de medarbetare som ska ges åtkomst till mappen. Chef kontaktar IT-Centrum för beställning och bifogar då mappdokumentationen. Beställningen görs via hemsidan itcentrum.se (skapa supportärende) eller via telefon 0173-86403.
Fråga – svar särskilt för dig som nämndsekreterare
Vilka handlingar får jag spara på O:?
På nätverket O: ska protokoll från nämnder och utskott offentliggöras i form av kopior i pdf. Bilagor ska inkluderas. Sekretessbelagda paragrafer ska uteslutas.
Ska alla handlingsmappar ha en mappdokumentation?
Handlingsmappar behöver inte ha mappdokumentation om undermappen – som de ingår i – har en utförlig mappdokumentation som inkluderar dem.
Hur fyller jag i en mappdokumentation?
Mall för mappdokumentation finns att hämta här.
Fråga – svar särskilt för dig som mappansvarig
Hur vet jag om jag är mappansvarig?
Din närmaste chef ska informera dig.
Ska alla handlingsmappar ha en mappdokumentation?
Handlingsmappar behöver inte ha mappdokumentation om undermappen – som de ingår i – har en utförlig mappdokumentation som inkluderar dem.
Hur fyller jag i en mappdokumentation?
Mall för mappdokumentation finns att hämta här.
Vad ska jag rensa – och när?
Endast arbetshandlingar får rensas, det vill säga raderas, utan särskilt beslut. Med arbetshandlingar menas utkast, enkla minnesanteckningar och överflödiga kopior. Du ska rensa löpande, årligen eller på uppmaning av chef.
Vad ska jag gallra – och när?
Allmänna handlingar i original får inte rensas. Med allmänna handlingar menas inkomna, färdigställda eller expedierade handlingar av betydelse för myndighetens verksamhet. Allmänna handlingar får dock gallras – alltså raderas – om gallringsbeslut finns. Gallringsbeslut ska fattas av nämnderna och besluten ska föregås av en gallringsutredning som gjorts i samråd med kommunarkivarien. Mallar för gallringsutredning och gallringsbeslut finns att hämta här.
Allmänna handlingar får endast förvaras i mappar på G:, om chef godkänt, kommunarkivarie informerats och handlingarna upptagits i dokumenthanteringsplanen. I de mappar där allmänna handlingar förvaras ska det finna en mappdokumentation som upplyser om huruvida de allmänna handlingarna ska bevaras eller gallras. För de gallringsbara handlingarna ska det anges vilka gallringsbeslut (med diarienummer) som gäller och vilka gallringsfrister som råder. Gallringen planeras och utförs utifrån de angivna gallringsfristerna.
Vad ska jag dokumentera vid rensning och gallring?
Datum för när mappen rensades eller gallrades. Namn på person som utförde rensningen (om annan än mappansvarig).