Här finner du information om hur posthanteringen sköts på Kyrkogatan 14 där delar av Omsorgskontoret sitter.
Nämndsekreterare omsorgskontoret tillsammans med reception Kyrkogatan
Post kommer till posthörnan på bottenplan, fax på bottenplan + hos IFO samt postlåda utanför entrén.
Alla ansvarar för att kontrollera sitt postfack dagligen. Vid frånvaro ska chef alternativt en kollega enligt överenskommelse kontrollera postfacket.
Posten kan vara ställd till olika delar av omsorgskontoret och hanteras enligt:
Post som ska diarieföras:
- Öppnas och ankomststämplas av Östhammar Direkt. Läggs i nämndsekreterarens fack. Exempel: all post från tillsynsmyndigheter, skrivelser, synpunkter, avtal, etc.
Post till enheter inom Vård och Omsorg (VoO):
- Behöver inte öppnas och ankomststämplas. Läggs i respektive enhets postfack.
Post till verksamhet VoO som sitter på kyrkogatan/vårdcentrum
(Biståndshandläggare, tekniska hjälpmedel, färdtjänst, områdeschefer):
- Öppnas och ankomststämplas av Östhammar Direkt. Tänk på att stämpla varje inkommen handling. Läggs i respektive persons postfack. Biståndshandläggarna har ett gemensamt postfack.
Post till Staben (ekonomi): Post adresserad till Individ och Familjeomsorgen (IFO)
-
Öppnas och ankomststämplas av Östhammar Direkt. Läggs i respektive persons postfack.
-
Öppnas av Östhammar Direkt. Om post öppnas av annan än receptionen läggs den i deras postfack.
-
Öppna IFO:s post och kontrollera IFO:s fax. Handlingar som hör till pågående ärenden läggs i postfack för aktuell handläggare.
-
Nya anmälningar och ansökningar lämnas till aktuell verksamhetschef som fördelar till handläggare
Post adresserad till IFO:s handläggare
Post från elbolag och inkassoföretag lämnas upp till IFO utan att öppnas.
-
Öppna post om det inte syns på kuvertet vem den ska till (även om det kan vara till VoO-enheter ute eller IFO). Vid tveksamhet om handling ska diarieföras eller ej och när det är oklart vart den ska lämnas läggs den till nämndsekreterare. Ansvaret delas mellan nämndsekreterare och reception efter överenskommelse.
-
Nämndsekreterare diarieför handlingar som ska diarieföras.