Kommunhusets lokaler ska anpassas efter nya arbetssätt

Snart kommer alla chefer och medarbetare i kommunhuset som berörs av organisationsförändringen att få en enkät att besvara. Bakom enkäten står arbetsgruppen som jobbar med lokaliseringsfrågan. De har fått i uppdrag att ta reda på vilka behov och tekniska förutsättningar som finns för att anpassa och optimera användningen av lokalerna i kommunhuset.

Ökad kännedom om behov

Utgångspunkten för arbetet är de nio punkterna som förändringen syftar till. Ett optimerat användande av lokalerna ska bidra till en mer effektiv organisation som möjliggör mer pengar till våra kärnverksamheter.
– Det handlar om att skapa förutsättningar för nya arbetssätt i vår nya mer samverkansorienterade organisation, säger Johanna Yngve, från arbetsgruppen.
Med hjälp av enkätsvaren från både medarbetare och chefer ska Johanna och de övriga i arbetsgruppen få ökad kännedom om vilka olika behov som finns. Det kan exempelvis handla om behov av att arbeta enskilt eller mer tillsammans.

Ett 20-tal nya platser

Utöver enkäterna kommer alla chefer också att ha samtal med sina medarbetare, för att säkert fånga upp behov och frågor som finns angående lokaliseringsfrågan.
Lokalerna i kommunhuset ska anpassas för att möjliggöra nya arbetssätt, samtliga chefer och ett centraliserat verksamhetsstöd ska beredas plats i kommunhuset.
– Uppskattningsvis ska ett 20-tal nya arbetsplatser ställas i ordning, säger Johanna.

Förslaget presenteras i november

Tillsammans med de övriga deltagarna i arbetsgruppen har hon tittat på huskropparnas tekniska konstruktion för att ta reda på vad som är möjligt att göra, utan att behöva göra stora och kostsamma ombyggnationer. Och tagit reda på hur mycket luft som finns i huset, vilket också påverkar hur många som kan ha sina arbetsplatser där.
– Vi ska ta fram ett förslag som uppfyller behoven och en budget för det, säger Johanna.
Förslaget ska presenteras för kommunledningen i november, därefter tas beslut om vad som behöver göras. Det betyder att en eventuell ombyggnation inte kommer att vara klar inför årsskiftet, då vi går över till den nya organisationen.

Ser över behovet av ökad säkerhet

Arbetsgruppen har även kartlagt husets konferens- och grupprum och har tankar om att i samband med ombyggnationen kunna separera ytor som används för interna och externa möten.
– Det är inte optimalt att våra besökare ska gå genom huset för att komma till en möteslokal. Det vore bättre om vi hade den typen av lokaler på entréplanet, säger Johanna.
De ser även över behovet av ökad säkerhet, till exempel möjligheten att ha låsta dörrar mellan de olika enheterna.
En annan faktor som påverkar lokaliseringsfrågan är distansarbete. HR undersöker just nu hur det fungerar för medarbetare att jobba på distans och hur det fungerar för chefer att leda medarbetare på distans. Det är ett arbetssätt som innebär nya utmaningar för arbetsgivaren, exempelvis vad det gäller ansvar för arbetsmiljö, samarbete och känsla av delaktighet. Mer om det kommer i en separat artikel inom kort.