Ett förändringsarbete som ger nya perspektiv

Under det senaste halvåret har de samlat in och dragit slutsatser av information från vår organisation, blickat utåt och lärt av andra organisationers erfarenheter samt lämnat ett förslag till ny organisationsmodell till kommunstyrelsen som ska gälla från och med 2021. Förslaget är att sex förvaltningar blir en förvaltning, som innehåller fyra sektorer. Sektorerna är omsorg, bildning, samhälle och ett gemensamt internt verksamhetsstöd. Här kan du läsa mer om Andreas och Saras tankar kring det pågående förändringsarbetet.

”Nu behövs tydlighet och ett tillitsfullt ledarskap”

Stora utmaningar och stora möjligheter. Så summerar Sara Ersund, kontorschef och ekonom på barn- och utbildningsförvaltningen, förmånen att ha fått vara med och ta fram det nya förslaget till organisation. – Det har varit roligt och lärorikt. Nu går arbetet in en ny fas och det känns naturligt att tolv nya arbetsgrupper tar vid, säger hon.

Högt i tak

Hon pratar mycket och snabbt. Att ämnet och uppdraget engagerar henne är inte att ta miste på.
– Ja, jag taggade till på det här. Jag har känt mig rejält utmanad av uppdraget, säger hon.
I arbetsgruppen har alla fått tillfälle att lära känna verksamheter och varandra bättre. Sara har bidragit med kunskap från barn- och utbildningsförvaltningens tydliga och väl fungerande resursmodell. Lägg därtill en stor portion personligt driv och nyfikenhet.
Hon beskriver ett bra arbetsklimat som haft högt i tak för många olika åsikter, där alla jobbat för hela organisationens bästa.
– Det har varit kul att se hur vi lyckats sätta de större perspektiven framför de egna, säger hon.

Alla ska vara med och bidra

Arbetsgruppen har hela vägen haft en samsyn kring syfte och mål med omorganisationen. Att arbetet måste organiseras på ett nytt sätt är alla på det klara med.
– Många förvaltningar och en organisation som inte underlättar samarbete inom och mellan professioner och verksamheter är inte särskilt effektivt att ha. Vi behöver jobba på ett annorlunda sätt, säger Sara.

Hennes förväntningar på den nya organisationen är att vi ska börja jobba mer tillsammans och på ett mer effektivt sätt än tidigare.
– Det finns mycket klokskap i vår organisation och nu ser jag fram emot att sprida och konkretisera den nya modellen som tagits fram. Alla behöver vara med och bidra i det fortsatta arbetet, säger Sara.

Tillit och tydliga ledarskap

För det är nu som det riktiga arbetet börjar, menar hon. Med att hitta nya fungerande arbetssätt och att skapa starka team som jobbar mot samma mål. För att lyckas med det måste alla bitar finnas på plats.
– Mest viktigt är tillit och ett tydliga ledarskap. Vi behöver känna tilltro till människorna i vår organisation och utgå från att alla vill bidra och göra ett gott arbete, säger Sara.

Prata med varandra

Den närmsta tiden tror hon kommer att kunna kännas bitvis rörig, innan alla delar är på plats. Det är något som förstås kan komma att påverka människors upplevda trivsel.
– En bra idé i en sådan stund kan vara att ägna tid åt att prata med kollegor och sin chef om hur läget är och hur det känns, säger Sara.
Nu fortsätter Sara sitt engagemang i en av tolv mindre och mer specifikt inriktade arbetsgrupper.
– Vi gör den här förändringen av en anledning och jag är full av tillförsikt att det här i slutänden kommer att bli bra, säger hon.

Jobba tillsammans – på riktigt

Mitt i fjolårets semesterperiod fick han frågan om han ville delta i arbetet med den största organisationsförändringen i Östhammars kommuns historia. Andreas Järvenpää, lokalstrateg på tekniska förvaltningen, tackade tveklöst ja. Nu har han, tillsammans med övriga deltagare i en arbetsgrupp, lämnat ett förslag till hur kommunens nya organisation kan se ut.

Det blev rivstart efter semestern i fjol. Jämte ordinarie uppdrag skulle ett förslag till ny organisation tas fram. Det är inget man direkt snyter ur näsan, fick Andreas och hans kollegor erfara. Under ett halvår har de ägnat mycket tid åt detta utmanande uppdrag och nu är de klara. Ett förslag till ny organisation har lämnats till kommunledningen.
– Jag är nöjd med vårt arbete och vi har lämnat ett förslag som jag tror på, säger han.

Fungerande arbetssätt

Förutsättningarna som gavs var goda, tycker Andreas.
– Vi fick själva forma uppdraget utifrån organisationsförändringens mål. Det är en demokratisk process när den är som bäst, säger han.
Utmaningen bestod initialt av att komma i gång med det praktiska arbetet. Tolv personer som inte jobbat tillsammans tidigare skulle hitta varandra och fungerande arbetssätt.
– Det var nödvändigt att ägna en del tid åt den gruppdynamiska processen. Vi delade upp oss i mindre grupper och fördelade de olika arbetsuppgifterna mellan oss, berättar Andreas.

Komplext uppdrag

Arbetsgruppen hade många möten och korta deadlines kring de fördelade uppdragen. Anspänningen kring uppdraget var lika stor som ambitionen att leverera ett genomtänkt och användbart förslag.
– Uppdraget var komplext och tog mycket mer tid i anspråk än jag hade kunnat föreställa mig. Det har varit sex intensiva månader och nu känns det lite märkligt att släppa taget, säger Andreas.
Han hade gärna jobbat vidare med leveransen om det funnits mer tid. Förfinat redovisningen av det insamlade materialet samt risk- och konsekvensanalyserna. Dokumenterat mer av den kunskap som samlats in. Samtidigt känner han sig nöjd med förslaget som lämnats in och som nu ligger till grund för det fortsatta arbetet med kommunens organisationsförändring.

Inte alltid överens

Deltagarna i arbetsgruppen var inte alltid överens om allt. Diskussionerna kunde gå höga och starka åsikter fick jämkas för att man skulle komma framåt i arbetet.
– Det har varit lärorikt och jag uppskattar att ha fått lära känna kollegor och fler delar av vår verksamhet, säger Andreas, som själv har erfarenhet av arbete på socialförvaltningen och tekniska förvaltningen.
Han har hela tiden haft sin kompass inställd på vad som är bäst för hela organisationen, inte bara för hans eget verksamhetsområde. Det anser han är nödvändigt för att vi ska kunna åstadkomma kvalitetsutveckling likväl som en mer flexibel och likvärdig organisation.

Hitta nya roller

Mycket arbete återstår ännu. Sex förvaltningar ska bli en och många ska hitta hem i nya roller.
– Vi ska jobba med våra värderingar och formulera vår vision, skapa team och hitta nya arbetssätt.
Jag förväntar mig en organisation som känner stor samhörighet och som vill jobba tillsammans på riktigt, säger Andreas.