Dialoger om verksamhetsstödet bäddar för effektivitet och samarbete

I veckan godkände kommunledningsgruppen ett generellt förslag på hur sektor verksamhetsstöd tänker att stödet till organisationen ska se ut. Ordförandegruppen, det vill säga den den politiska gruppering som samlar ordförandena i kommunens fem nämnder, ställde sig också bakom förslaget.

Modellen för verksamhetsstöd visar ett sektorriktat och normativt stöd. Det innebär att dels att stödet som varje sektor får är anpassat till deras behov. Dels kommer delar av det kommer vara styrande, precis som det är idag. Detta kan exempelvis vara hur budgetprocessen ska läggas upp, eller vårt systematiska arbetsmiljöarbete.

- Det pågår ett intensivt arbete nu, berättar Helen Åsbrink, blivande sektorchef för verksamhetsstöd, och fortsätter. Tillsammans med sektor verksamhetsstöds blivande verksamhetschefer har vi tagit fram en tidplan över flera saker som behöver ordnas med innan vår nya organisation träder i kraft.

Just nu visar tidplanen på mycket planering och genomförande av ett stort antal dialoger mellan de nya verksamhetscheferna och både deras nya och gamla medarbetare. Chefer och medarbetare kommer från olika förvaltningar och möjligtvis har arbetet utförts på olika sätt. I samtalet berörs bland annat arbetsuppgifter och hur chefen tänker sig arbetet framåt. Syftet är att identifiera processer och arbetssätt för hur verksamhetsstödet i dagsläget utförs.

Andra planerade dialoger är de som de blivande sektorcheferna, tillsammans med sina ledningsgrupper, ska föra med de nya verksamhetscheferna från sektor verksamhetsstöd. Mer konkret kommer de utifrån varje chefs ansvarsområden att behandla ämnena arbetssätt, flöden, förväntningar och samarbete. Vilka förväntningar finns på varandra och hur vi når fram till bästa möjliga nöjdhet för alla parter är viktigt att ha samsyn på.  Syftet är att tillsammans bygga organisationens gemensamma processer för verksamhetsstöd.

Allt detta arbete ska vara avslutat den 31 oktober.

- De många samtalen som pågår och planeras ligger som grund för framtagningen av våra nya arbetssätt, säger Helen Åsbrink, blivande sektorchef för verksamhetsstöd, och fortsätter. Alla chefer och medarbetare som påverkas av direkt av förändringen engageras och fyller en viktig roll här. Vi ansvarar alla för att inget faller mellan stolarna i övergången till vår nya organisation!

Den 13 november ska nästa chefsdialog äga rum. Formen för arrangemanget planeras just nu. Då knyts säcken ihop genom att organisationens chefer få ta del av sammanställningen av de ovan nämnda dialoger som ägt rum i verksamheterna. Det blir även sista tillfället för revidering kring basprocesser, arbetssätt och mål. Det blir ett slags handslag om en enad väg framåt. Efter det kommer kommunledningsgruppen den 20 november att ta ett slutligt beslut i frågan.