Vägledning för att minimera risker vid tjänsteresor och -besök, med anledning av coronaviruset

Bakgrund och syfte med vägledningen

Med anledning av nya coronaviruset har kommunen tagit fram följande stöd att användas vid beviljande av tjänsteresor och mottagning av besök.

Syftet är att upprätthålla verksamheten, trygga brukares/elevers hälsa och säkerställa en god arbetsmiljö. Syftet är även att minimera smittspridning bland kommunens medarbetare och i kommunen i övrigt.

Riskbeskrivning

Om en medarbetare reser till andra delar av Sverige eller världen eller träffar personer som rest till Östhammar eller Sverige från andra delar av världen, finns en risk att medarbetaren kan bli smittad av Coronaviruset. Konsekvensen kan då bli att medarbetaren smittar andra människor i sin omgivning. Smittade medarbetare kan inte arbeta och om många medarbetare är smittade samtidigt kan kommunen få problem att upprätthålla verksamheten, t.ex. att bedriva förskola och omsorg. Medarbetare kan också smitta kollegor och brukare/kunder/elever.

Vägledning inför resor

Resor och besök, framförallt i förhållande till riskområden utomlands (enligt Folkhälsomyndigheten och utrikesdepartementet) innebär risk för smittspridning. Det finns därför anledning att vara restriktiv med tjänsteresor och -besök.

Detta gäller även redan beviljade resor och inbokade besök. Kommunen måste i varje enskilt fall ta beslut om de ska ställas in eller kan genomföras.  Kommunen är i egenskap av arbetsgivare, enligt arbetsmiljölagen, ansvarig för medarbetare som inom ramen för sin tjänst reser till länder som drabbats av epidemi eller pandemi. Kommunen har också ur verksamhetssynpunkt ett intresse av att skydda sin personal från onödig smittspridning.

Det innebär att kommunen är skyldig att bedöma risk för ohälsa och olycksfall beträffande rådande arbetssituation för personal som i tjänsten åker till länder drabbade av smitta. I normalfallet ska inte kommunen bevilja resor till riskområden angivna av relevanta myndigheter. Resor till/besök från platser dit utrikesdepartementet avråder från att resa ska under inga omständigheter genomföras.

Resor till/besök från platser där smitta finns, ska ske ytterst restriktivt och efter noggrann prövning. Före beslut, följ följande steg:

1. Överväg behovet.
2. Riskbedöm.
3. Planera riskåtgärder

Överväg behovet

Inför en resa eller ett besök ska följande frågor besvaras för att bestämma vilken riskåtgärd som genomförs.

• Är resan nödvändig?
• Är det nödvändigt för kommunen att ta emot besöket?
• Finns det alternativa sätt att uppnå syftet med resan/besöket?
• Kan resan/besöket genomföras med hjälp av tekniska hjälpmedel, t.ex. Skype?
• Är resmålet/platsen besöket kommer från ett riskområde avseende Coronaviruset? För information om riskområden hänvisas till Utrikesdepartementet och Folkhälsomyndigheten.
• Ska medarbetaren träffa många personer på resmålet eller på vägen till resmålet?
• Är det många besökare som kommer?
• Kan resan/besöket ske vid ett senare tillfälle?
• Tillhör medarbetaren en riskgrupp? För information om riskgrupper hänvisas till Folkhälsomyndigheten.
• Träffar medarbetaren som ska resa/ta emot besök personer i riskgrupper? För information om riskgrupper hänvisas till Folkhälsomyndigheten.

Riskbedömning

Om kommunen trots riskerna bedömer att en resa är nödvändig ska en riskbedömning gällande risk för ohälsa göras inför resan samt nödvändiga skyddsåtgärder vidtas för att ingen ska bli smittad i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte samt vilka åtgärder har vidtagits eller ska vidtas för att minimera riskerna.

Planera riskåtgärder

Vilken riskåtgärd som väljs behöver anpassas utifrån rådande situation. 

• Undvika risk: Medarbetaren åker inte på tjänsteresan. Besöket tas inte emot.
• Riskminimering: Under resan/besöket genomförs olika åtgärder som minskar smittrisken. För vilka sådana åtgärder som finns hänvisas till Folkhälsomyndigheten.