Välkommen till vårt nya intranät!

29 januari nästa år (2018) kommer vi att lansera ett nytt intranät för Östhammars kommun. 

Intranätets syfte

Syftet med projektet är att etablera ett nytt intranät som är den självklara platsen för intern kommunikation och för att bygga arbetsgivarvarumärke internt. Intranätet ska också effektivisera och förenkla arbetet för alla som jobbar på kommunen.

Behov och förutsättningar

En viktig del av projektet har varit att ta reda på vad vi som är anställda på kommunen vill ha intranätet till och hur det kan skapa nytta för oss. Vi har därför gjort en omfattande behovskartläggning med hjälp av anställda från alla delar av kommunens verksamhet. Denna kartläggning ligger till grund för vårt nya intranäts form, funktion och struktur.

En sak som blivit tydlig i kartläggningen är att anställda på kommunen har vitt skilda förutsättningar för att kunna använda intranätet och behov som intranätet ska fylla, beroende på var de jobbar och vad de jobbar med.

Nya funktioner på intranätet

Vårt nya intranät kommer att ha alla de funktioner som det nuvarande intranätet har men det kommer också att finnas nya funktioner. Den viktigaste av dessa nyheter är en funktion för så kallade personalisering. Personalisering innebär att innehållet på intranätet anpassas efter varje användare så att främst sådant innehåll som är relevant för användaren visas.

Vid lansering kommer denna personalisering att utgå ifrån den arbetsplats användaren anger men i framtiden kommer också roller (som chef, skyddsombud osv.) användas.

Intranätet och våra gemensamma mappar

I många delar av kommunens verksamhet används gemensamma mappar för att dela och arbeta med dokument. Vårt nya intranät är inte i första hand tänkt att ersätta detta utan är tänkt som ett referensbibliotek där bara den gällande versionen av varje dokument finns.

Arbetsrum och arbete över organisationsgränserna

Arbetsrum på vårt nya intranät kommer att vara enklare att skapa och arbeta med vilket gör det möjligt för alla att dela dokument med användare i andra delar av organisationen och externa parter. Den som skapar ett nytt arbetsrum kan fritt lägga till och ta bort medlemmar i arbetsrummet. Bara de som är medlemmar i ett arbetsrum kan se de filer som finns i arbetsrummet.

Öppet intranät

En annan nyhet är det inte kommer att krävas inloggning för att komma åt stora delar av innehållet på intranätet. Den främsta anledningen till det är att göra det så lätt som möjligt för alla anställda på kommunen att hitta den information de behöver för att göra sitt jobb. En annan anledning är att öppenhet är en viktig del av kommunens värdegrund och att öppenhet skapar förtroende för kommunen hos allmänheten.

Varje organisation i kommunen som har information på intranätet kommer själva kunna välja om deras information ska visas för alla eller bara för de som är inloggade. Personuppgifter kommer som regel aldrig att visas för ej inloggade användare.

Koppling till andra system

Från intranätet kommer det att finnas länkar (genvägar) till andra system vi använder i arbetet. Dessa genvägar kommer att anpassas efter den arbetsplats användaren anger. Användare kan också själv ta bort och lägga till genvägar. Genvägarna visas på intranätets framsida.

Organisation och ansvar

På varje förvaltning kommer det att finnas minst en intranätsadministratör och en eller flera intranätsredaktörer som arbetar med intranätets innehåll och struktur. Marknad & Kommunikation kommer att ge stöd och utbildning till administratörerna och redaktörerna. Dessutom kommer ett intranätråd bildas där alla intranätadministratörer och Marknad & Kommunikation träffas regelbundet.

Förvaltning och utveckling av intranätet kommer under projekttiden att göras av projektorganisationen. När projektet är färdigt tar förvaltningsobjektet Kanaler för extern och intern kommunikation över förvaltningen.

Tidplan och vidare utveckling

Det intranät vi lanserar i januari 2018 är en grund vi kommer att bygga vidare på. I projektorganisationen finns representanter från alla delar av kommunen som har som uppdrag att bevaka sina organisationers intressen och som tillsammans med styrgruppen kommer att ta beslut om hur intranätet ska utvecklas efter lansering.