Behöver du hjälp från en extern konsult i din kommunikation? Östhammars kommun har upphandlat externa konsulter. Så här går du tillväga för att avropa från de avtalen.
1. Två sorters ramavtal - välj utifrån det stöd du behöver
Vår organisation har två typer av ramavtal för kommunikationskonsulttjänster. Vilken typ av ramavtalen du avropar från beror på vad det är för slags hjälp du behöver. Kostnaden för tjänsterna står den beställande verksamheten för. Enligt kommunens rutiner för inköp är det endast certifierade inköpare som får göra avrop på avtalet.
Kommunen har tecknat avtal med tre leverantörer per typ av tjänst. Dessa är rangordnade i ordningen 1, 2, 3.
Länkarna nedan går till kommunens avtalsdatabas och det företag som står överst i rangen för respektive ramavtal.
- Grafisk produktion: Idermark & Lagerwall Reklam AB
- Övriga reklam och kommunikationsbyråtjänster (inklusive grafisk produktion om det är ett projekt som omfattar fler delar än endast formgivning): Detail produktionsbyrå
2. Två sorters avrop - välj utifrån avropets värde
Under ramavtalstiden ska avrop ske på två olika sätt:
- Rangordnat förfarande: Vid avrop för mindre än nedan angivna värden ska du alltid vända dig till den som står överst i rangen när du ska efterfråga en offert:
- 50 000 kr exkl. moms för grafisk produktion
- 100 000 kr exkl. moms för reklam- och kommunikationsbyråtjänster
- Förnyad konkurrensutsättning: Vid avrop som överstiger ovan angivna värden, ska avrop ske genom förnyad konkurrensutsättning. Detta hjälper marknad- och kommunikationsenheten dig att göra utifrån den behovsbeskrivning (brief) du sätter ihop.
3. Gör din beställning av kommunikationskonsulttjänster
3.1 Offerförfrågan - brief
Gäller både rangordnat förfarande och förnyad konkurrensutsättning:
I din offertförfrågan ska all bakgrund, syfte/mål och tidsram med uppdraget finnas med. Detta kallas för en brief för offert. Syftet är att konsulten ska få en fullständig förståelse för vad du önskar med uppdraget.
Vi har tagit fram en mall för det som du enkelt kan fylla i, se länk nederst. Fyll i den och skicka den till leverantören.
Leverantören svarar dig med en offert och om du vill gå vidare med uppdraget lägger du in en beställning i Raindance, se nästa steg.
3.2 Få en offert
Rangordnat förfarande:
Skicka din brief till leverantören via e-post och efterfråga en offert från dem. Det är möjligt att de kontaktar dig med följdfrågor för att skapa sig en tydlig bild av vad du efterfrågar.
Förnyad konkurrensutsättning:
Detta görs genom avtalsdatabasen av marknad- och kommunikationsenheten. Skicka din brief tillsammans med en förfrågan om stöd till dem med allra minst en veckas framförhållning.
3.3 Gör din beställning
Gäller både rangordnat förfarande och förnyad konkurrensutsättning:
När du fått offerten från leverantören (vid rangordnat förfarande), alternativt har fått ett förslag på lösning från en leverantör som vunnit den förnyade konkurrensutsättningen, och ni är överens över vad du behöver, hur de ska leverera det, till vilken kostnad och med vilken tidsram, är det dags att lägga in din beställning.
Detta gör du i Raindance genom beställningsvarianten "Direktupphandling" (den heter direktupphandling där även om det per definition inte är en sådan). Där bifogar du oferten du fått från leverantören. Observera att behörig person måste godkänna avropet i Raindance innan den skickas till leverantören.
Lathund för hur ett avrop för dessa avtal görs i Raindance kommer du inom kort att nå genom en länk i avtalsdatabasen (under rubriken "Dokument"). Länk till denna finns här nedan.
Behöver du stöd för att göra avrop innan lathunden finns publicerad i Kommers kan du höra av dig till ekonomienheten.
3.4 Det här händer sen - ditt samarbete med leverantören
Generellt brukar det gå till så att leverantören arbetar fram ett förslag utifrån din brief, ett så kallat korr. Detta får du komma med kommentarer på. I det skedet får du inte komma med ändringar i text eller bild, utan syftet är att fånga upp eventuella fel. Det ska framgå av leverantörens offert hur många korrvändorna är. De kan vara max tre, oftast är det två. När du gett ditt slutliga ok så går leverantören in i produktionsskedet för att sedan leverera slutprodukten enligt det format och leveranssätt ni avtalat om.
Observera att det är viktigt att du omgående uppmärksammar leverantören på eventuella misstag och fel du ser eller upplever. Gör det alltid skriftligt så att det går att följa upp om så skulle behövas i efterhand. Gäller det samarbetsproblem vill vi att du sätter marknad- och kommunikationsenheten i kopia så att de kan följa upp det och ge dig stöd.
3.5 Om problem uppstår
Skulle du under arbetets gång stöta på problem kan du alltid vända dig till oss:
- För frågor om avropsrutinen: Ekonomienheten.
- Stöter du på problem i samarbetet med leverantören: Marknad- och kommunikationsenheten.
4. Mindre administration när fakturan kommer till dig
När uppdraget är avslutat och leverantören skickar dig fakturan går den direkt in i Raindance där den automatiskt konteras enligt de konteringsuppgifterna du angivit vid beställningen. Överensstämmer den med den offererade summan så godkänns den automatiskt.
Skulle summan avvika så skickas ett mejl automatiskt från Raindance till behörig person på din förvaltning som får undersöka varför den avvek samt om den fakturerade summan är korrekt och motsvarar vad som levererats.
Dessa rutiner minskar den administrativa belastningen på organisationen och säkerställer att vad vi betalar är de faktiskt levererade varorna och tjänsterna.
Relaterade länkar
Kommunikationskonsulter i avtalsdatabasen (inloggning krävs):