Information från Verksamhetsstöd inför sommaren

Telefonsupporten för HR/Lön når ni på telefonnummer 0173-860 40 och de har öppet som vanligt under sommaren, måndag-fredag kl 09:30-12:00. Verksamhet Ekonomi nås via Östhammar Direkt på telefonnummer 0173 - 860 00. Du kan förstås alltid även maila dina frågor till HR/Lön på hr@osthammar.se och Ekonomi på osthammardirekt@osthammar.se

Tillförordnad chef - Ny gemensam blankett!

Använd blanketten Tjänsteförrättande chef när du utser ersättare för dig under sommaren så hjälper vi dig med behörigheterna. Blanketten ska skrivas ut och undertecknas av sektorchef, ordinarie chef och tillförordnad chef. Ordinarie chef ansvarar över att underskrivet original skickas till Ekonomi som ansvarar för att delge HR/Lön och registratur kopia.
Blanketten behöver inkomma till Ekonomi senast den 9 juni för att garanteras en registreing innan semesterperioden.

För verksamheter som har ett regelbundet inflöde av händelser i KIA och där chef inte bevakar sin mail under frånvaro. Anmäl ersättare i KIA till hr@osthammar.se för att säkerställa att era händelser hanteras.

Kom ihåg att använda frånvaromeddelande i Outlook

Om du inte kontrollerar din e-post vid semester/annan frånvaro är det viktigt att du i frånvaromeddelande i Outlook informerar om vem som går in som din ersättare.

HR/Lön

Begränsad jobbannonsering under sommaren

Under perioden 17 juli -11 augusti har vi annonseringsuppehåll. Om du vet med dig att du behöver rekrytera i sommar ber vi dig att maila din kravprofil till hr@osthammar.se senast den 10 juli. Tänk på att även höra av dig i god tid om du önskar förlänga en befintlig annons eller annonsera i social media.

Datum för löneutbetalningar sommaren 2023

Systemet stängs inför lönekörning	Löneutbetalning
2023-06-13	2023-06-22
2023-07-14	2023-07-25
2023-08-16	2023-08-25
2023-09-14	2023-09-25

 

Viktiga HR/Lön kom-i-håg för dig som chef

• Tänk på att bevilja anställningar så fort de är verifierade av lön, för att undvika att lön inte betalas ut i tid till anställd.
• Bevilja avvikelser och frånvaro i god tid innan Personec P stängs, för att undvika fel lön samt löneskulder.

Ekonomi

Beställningar och inköp
Se till att beställa och göra andra inköp i god tid, senast 14 dagar innan du går på semester, så att du hinner inleverera ordern i Raindance. Du behöver ha samma vid andra typer av utbetalningar.

Resebokningar inklusive logi
Vi vill passa på att påminna om att samtliga resor inklusive logi ska beställas via vår upphandlade resebyrå, Big Travel (se Avtalskatalogen). Vi följer lagen om offentlig upphandling och säkerställer då också att fakturering sker på rätt sätt.

Fakturor mm i Raindance
När du går på semester är det viktigt att din inkorg i Raindance är tom. Om du väljer att inte attestera dina fakturor under din semester måste du tänka på följande:

• Utse en ersättare avseende ekonomi för dig via blanketten Tjänsteförrättande chef, se ovan.
• Vid brådskande utbetalningar och därför skyndsamt behov av attest är det respektive verksamhets/enhets ansvar att kontakta den som ska attestera.
• Betalfiler skickas en gång i veckan – onsdagar, mellan v 26-32.
• Var uppmärksam på bluffakturor under sommaren.

Kommunikation och kundtjänst

Tryckeriet har semesterstängt v 27-29. Behöver ni beställa kuvert inför sommaren så kan ni göra det här, övriga trycksaker beställs via tryckeriet@osthammar.se

Kommunikation och kundtjänst har en begränsad bemanning under sommaren men kan nås via deras e-postlådor:
kommunikation@osthammar.se
webbredaktionen@osthammar.se
osthammardirekt@osthammar.se

Webb (Ines, extern hemsida, Facebook)

Vi har gjort en sammanställning över hur våra webbredaktörer är på plats i sommar. I sammanställningen framgår de medarbetare som har behörighet på osthammar.se, Ines och Facebook. I verksamhet Kommunikation och kundtjänst är det schemalagt så att en personer alltid finns på plats, men vi uppskattar att ni kommer ihåg att vända er till kollegor på samma sektor i första hand i de fall där det är möjligt.

Semesterschema webbredaktörer 2023

Kansli och upphandling

Våra upphandlare har bevakning på e-postlådan upphandling@osthammar.se under hela sommaren.

Vid behov av extra nämnd/KS
Om du har behov av beslut i nämnd/kommunstyrelsen och det sista sammanträdet innan sommaren har varit:

1. Kontrollera om beslut i nämnden/KS krävs eller om det kan lösas på annat sätt, dvs normalt genom ordförandebeslut eller annan delegation enligt delegationsordningen.
2. Om du konstaterar att beslut i nämnd krävs tar du kontakt enligt nedanstående.

Maila till nämndens e-postlåda och skriv i ämnesraden Akut behov av extra nämndssammanträde. I mailet beskriver du varför det behövs ett extra sammanträde och beskriv även ärendet. Skicka med tjänsteskrivelse om du har den färdig. Om ärendet omfattas av sekretess beskriver du ärendet utan sekretessuppgifter.

Nämndsekreterare kommer ta kontakt med ordförande och återkoppla till dig.

Måltid och städ

Nu under sommaren har vi fler vikarier i våra kök. Vi är så glada att de har valt att arbeta hos oss denna sommar. Vi hoppas även att vi tillsammans kan bemöta dem för bästa möjliga måltider!
Vi är även tacksamma för det goda samarbetet vi har med Arbetsmarknadsenheten, speciellt när det gäller transport av mat under sommaren.  Vi fortsätter med fönsterputsningen på skolor och de enheter som ännu ej fått putsade fönster, respektive städledare eller fönsterputsbolaget kontaktar enheterna i fråga. Vi fortsätter även att storstäda de enheter som ännu ej är klara.
Vi är bemannade under hela sommaren, vi lagar mat och städar till de som arbetar och behöver vår service!

Behöver du komma i kontakt med ansvarig för Måltid och städ så kan du här se vem som är ansvarig för verksamheten under sommaren.

Utveckling

Under sommarens semestrar är det extra viktigt att skicka era frågor och ärenden till systemförvaltarnasfunktionsbrevlåda då den alltid är bemannad. Omsorg skickar till adressen omsorgit@osthammar.se och övriga skickar till adressen systemforvit@osthammar.se 
Support: Systemförvaltning (osthammar.se)

Glad sommar önskar vi på sektor Verksamhetsstöd!