Förslag för lokalisering skapar utgångsläge för kommande arbetsplatsstrategi

Det är arbetsgruppen för lokalisering som av kommunledningsgruppen fick uppdraget att ta fram ett förslag på lokalisering för hela organisationen som främjar kulturen, gynnar informella möten, samverkan och kommunikation. För att kunna arbeta vidare med det skapas nu ett utgångsläge för kommunhusets lokallösning.

Medarbetarnas behov styr lokaliseringsförslagets utformning

Arbetsgruppen behövde först skapa sig en bild av vilka lokalbehov och arbetssätt de som i dagsläget har sin arbetsplats på kommunhuset och övriga som direkt påverkas av organisationsförändringen har. Därför togs en enkät om detta fram och skickades ut. Utifrån dess utfall och strukturen för vår nya organisation togs ett lokaliseringsförslag fram. Det ska kommunledningsgruppen inom kort ta ställning till.

Enligt förslaget ska utrymmena i kommunhuset användas på ett något annorlunda sätt. För att underlätta samarbeten mellan enheter, verksamheter, sektorer kommer det att skapas hemvister för de nya verksamhetsområdena. Förslaget för placeringen av vistena är framtaget utifrån behovet som kom fram i enkäten, där medarbetarna fick ange vilka verksamheter som har behov av att fysiskt sitta nära varandra.

Principerna för hur arbetsplatserna fördelas i kommunhuset är att alla medarbetare utom ledningen har en skrivbordsplats. I varje kontor kommer det att sitta två medarbetare. Vidare kommer alla mötesrum för externa möten att samlas till hus 1, det vill säga det hus där receptionen finns. Förslaget omfattar även en anpassning av pentryt och cafeterian. Ventilationen kommer dessutom att ses över. Ledningsfunktionen (kommundirektören, sektorcheferna och verksamhetscheferna) ska sitta samlat och utan fasta platser. Utgångspunkten har varit att samla det stöd ledningsfunktionerna behöver ha så nära som möjligt.

Kommande steg

I går informerades de fackliga organisationerna om lokaliseringsförslaget i centrala samverkansgruppen. Nästa steg är att skyddsombuden görs delaktiga. Ett bearbetat förslag kommer att läggas fram till kommunförvaltningens ledningsgrupp i början av nästa år. Efter det görs en sedvanlig riskanalys utifrån arbetsmiljölagen. Sedan slutsamverkas förslaget inför det slutliga beslutet i kommunförvaltningens ledningsgrupp. När beslutet är fattat kan planeringen inför flyttkarusellen börja.

- Ambitionen är att alla som ska sitta i kommunhuset får sin nya arbetsplats när anvisningarna om distansarbete tas bort, säger Peter Nyberg, kommundirektör.

Större ambitioner finns, därför tas lokaliseringsstrategi fram

Är allt klart sen? Ja, för tillfället. Men ledningen har större ambitioner än så.

- Det finns ett stort engagemang i frågan. För det handlar inte bara om var vi ska sitta, utan hur vi ska arbeta och vilken organisationskultur arbetssättet skapar. Vi såg ett momentum som vi ville ta vara på och föreslog ledningsgruppen att ge oss i uppdrag att ta fram ett förslag till arbetsplatsstrategi, berättar Andreas Järvenpää, sammankallande i arbetsgrupp lokalisering samt lokalstrateg på tekniska förvaltningen. Kommunledningsgruppen blev mycket intresserade och gav oss grönt ljus. Detta kommer vi alltså att jobba vidare med. Det är ett långtgående arbete, vi får återkomma när vi vet mer, säger Andreas, och avslutar: Lokaliseringslösningen vi lagt fram ger vår nya organisation en god utgångspunkt att arbeta vidare utifrån.