Inköp från ÖoB i Östhammar

Inköpen har skett med angivande av referensnummer som finns hos oss men även med referensnummer som ej finns hos oss. 

På många varor som köpts in på ÖoB saknas dock ramavtal, vilket vi är medvetna om.

Baserat på de varor som köpts in enligt fakturorna i Raindance så kommer här en lista på våra ramavtalade leverantörer. Vi har när det gäller nedanstående produkter bl.a. ramavtal med:

• Trädgårdsmöbler: AJ Produkter, Eden Wood, Form och Miljö AB, IKEA, Input, Kinnarps, Orderinvest och Senab.
• Förbrukningsmaterial ex rengöringsmedel, toa och hushållspapper, diskmedel, sopsäckar mm: Procurator Sverige AB
• Blom/plantjord, blommor, krukor: FloraBuketten Lotta,  Upplandsblomman (växter för utemiljö)
• Konfektyr och godis: Privab Grossistcentralen i Stockholm
• Lekmaterial: ABA Skol AB, Lekolar beroende på vad behovet är
• Böcker: Adlibris
• Kolsyrade drycker, måltidsdrycker: Spendrups Bryggeriaktiebolag
• Engångsartiklar, servetter mm: Procurator AB
• Lövräfsor, sopkvastar: Woody Bygghandel i Gimo
• Glödlampor: Aura Light AB
• Termosar: Martin & Servera Restauranghandel AB
• Lakan: IKEA, (hemnära miljöer)

Inköp av varor och tjänster ska göras i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens riktlinjer om upphandling och inköp, d.v.s. från de leverantörer vi har ramavtal med. I avtalsdatabasenKommers framgår hur beställning ska göras och vad respektive avtal omfattar.

Om behov av varor och tjänster finns som vi inte har avtal på gäller reglerna om direktupphandling. Riktlinjer och hur en direktupphandling går till finner ni på INES. Tänk på att det endast är de som genomgått utbildningen certifierad inköpare/beställare som får genomföra en direktupphandling.

Om ni gör en direktupphandling där resultatet blir att ÖoB ska leverera, beställ i så fall frakt, vi ska inte åka till butiken vilket blir en merkostnad i form av arbetstid och administration m.m. De leverantörer som kommunen gör affärer med ska skicka E-fakturor och vi får inte handla något ”över disk”.  Om det av någon anledning ej går att beställa med frakt och ÖoB vunnit upphandlingen innebär det att ni måste åka till butiken för att hämta varan och då ska inköp göras med en rekvisition från Östhammars kommun i enlighet med nedanstående.

Vid inköp (efter genomförd direktupphandling) hos ÖoB Östhammar krävs rekvisition från Raindance Inköp.

Östhammars kommun har en överenskommelse med ÖoB om att de endast fakturerar Östhammars kommun om inköpet görs med rekvisition från vårt beställningssystem Raindance. I rekvisitionen framgår namn på den leverantör som rekvisitionen avser, giltighetstid och namn och mailadress på beställaren samt uppskattat orderbelopp exklusive moms. Det ska också finnas en kortfattad beskrivning av vad inköpet avser. Varje rekvisition är beslutsattesterad och har ett unikt ordernummer som ska anges av ÖoB på fakturan. Östhammars kommun godkänner inte fakturor från ÖoB utan ordernummer.

Vårt mål är att göra bra och effektiva affärer och följa LOU så att vi förvaltar våra gemensamma skattepengar på ett lagenligt sätt. Konsekvenserna av att bryta mot LOU kan i värsta fall leda till upphandlingsskadeavgifter, skadestånd och tjänstefel. Självklart är vi alla måna om att allt ska gå rätt till, och att det ska vara lätt för oss att göra våra inköp.

Kontakta gärna oss på upphandlingsenheten om ni har några frågor kring upphandling och avtal

upphandling@osthammar.se

Om ni har frågor och funderingar kring rekvisition och fakturering mm kontakta

ekonomi@osthammar.se

4/11 - Rättelse gällande plats för inköp av lövräfsor och sopkvastar.