Öppenhet skapar ökat förtroende för Östhammars kommun

Engagemang, ansvar, tillsammans och öppenhet är Östhammars kommuns värdeord. De ska fungera som ledstjärnor i allt arbete som görs. Ett aktuellt exempel på det är det nya intranätet Ines, som lanseras på måndag.

Östhammars kommun är tidigt ute med att lansera ett öppet intranät. Det betyder att alla som vill kan ta del av det som skrivs på Östhammars kommuns intranät, utan att vara inloggade. Endast en handfull andra svenska kommuner har öppna intranät och från dem har Östhammars kommun tagit del av erfarenheter.

– Ett öppet intranät ligger helt i linje med Östhammars kommuns värderingar om att vara öppen med hur arbetet bedrivs, säger Lucia Bender, kommunikationschef.

Ett uttryck för demokrati

Att välja ett öppet intranät menar hon är ett uttryck för demokrati och en viktig utveckling av kommunikationen för en kommun som vill skapa delaktighet och förtroende. En annan anledning bakom beslutet att välja ett öppet intranät är tillgängligheten för kommunens anställda. I dagsläget saknar många medarbetare möjligheter att på sin arbetsplats sätta sig ned för att läsa nyheter på intranätet vid en dator.

– Nu blir det enklare för alla att kunna ta del av innehållet på intranätet, till exempel via en app i mobilen, säger Anders Hedberg Magnusson, projektledare från konsultföretaget Mogul AB.

Det nya intranätet kommer att ha alla funktioner som det gamla intranätet har och flera nya. Bland annat kommer varje enskild medarbetare att kunna anpassa innehållet, exempelvis utifrån förvaltningstillhörighet. Här finns även möjligheten att skapa så kallade arbetsrum, vilket förenklar arbetet över organisationsgränserna. Viss information som inte är relevant för allmänheten kommer inte att visas på det öppna intranätet.

– För att ta del av ett fullskaligt innehåll krävs även fortsättningsvis inloggning. Förvaltningarna själva väljer vilken typ av information som ska vara offentlig. Till exempel kommer som regel aldrig personuppgifter att visas för icke inloggade användare, berättar Anders Hedberg Magnusson.

Stöd och utbildning kommer att ges

Struktur, form och funktion för det nya intranätet har anpassats efter den omfattande behovskartläggning som genomförts. Anställda från olika delar av Östhammars kommuns verksamhetsområden har varit delaktiga i det arbetet. Fortfarande återstår att flytta över en hel del information från det gamla intranätet, som parallellt kommer att finnas kvar under ett antal månader. Utbildningsmaterial och guider håller på att tas fram. Varje förvaltning har sina egna intranätsadministratörer som arbetar med innehåll och struktur. Marknad- och kommunikationsenheten kommer att ge stöd och utbildning i det fortsatta användandet av det nya intranätet. Det nya intranätet kommer att presenteras och invigas i kommunhusets kafeteria kl 14 på måndag. 

Vilka förväntningar har du på det nya intranätet?

”Att intranätet blir ett naturligt verktyg för alla våra medarbetare. Det är hit vi går för att finna den information vi behöver för att bedriva en effektiv och bra service för våra kommuninvånare. En förväntning jag har är att sökfunktionaliteten är optimal och ger mig trovärdiga sökresultat.” Catharina Frostner, verksamhetsutvecklare på vård- och omsorgsenheten

Öppna intranätet Ines innehåller mycket information, förhoppningsvis svar på de flesta frågor man kan ha.” Maria Wallin, assistent på tekniska förvaltningen