Ett öppet och gemensamt arbetssätt

För Östhammars kommun har det varit en utmaning att följa upp kommunfullmäktiges mål på ett strukturerat sätt. För att samla alla nödvändiga uppgifter för måluppföljningen och visualisera hela kedjan ifrån kommunfullmäktige till nämnder, förvaltningar och avdelningar presenteras nu Stratsys 2.0.

Sedan oktober förra året har en grupp med representanter från de olika förvaltningarna tillsammans arbetat med att effektivisera verktyget Stratsys, som anpassats för verksamheten genom att synliggöra, kvalitetssäkra och underlättar styrning och uppföljning av kommunens ledningsprocesser.

Enkelt och överskådligt

– Vi såg ett behov av att få till en tydlig helhetsbild över styrnings- och kvalitetsarbetet i hela organisationen. Olika arbetssätt på verksamheterna gjorde att den övergripande uppföljningsprocessen blev både tidskrävande och svår att följa upp, säger Camilla Olsson, projektdeltagare, som till vardags arbetar som kvalitetsutvecklare på Barn- och utbildningsförvaltningen.

Hon berättar att det har varit många livliga diskussioner i arbetsgruppen under arbetets gång med att ta fram en ny paketering för att använda Stratsys smartare och enklare för det som lämpar sig bäst för Östhammars kommun.

– Kommunens arbetsmodell, Styrhuset, går hand i hand med Stratsys, utan den ena fungerar inte den andra. Med hjälp av den nya modellen kommer vi att enklare kunna följa upp våra nya fyra strategiska inriktningsområden; en attraktiv och växande, hållbar, lärande och öppen kommun.

Den röda tråden

Gruppen såg att det behövdes en tydlig struktur, med en röd tråd i planeringsarbetet för året, som tydligt visar vad som ska göras. All information ska finnas samlad på ett och samma ställe. Det ska vara enkelt att veta var man hittar information och att det alltid är i Stratsys som den senaste versionen finns.

– Vi har ”grottat” ner oss i allt, stort som smått. Nu tycker vi att vi fått ihop det och att vi har en bra grund att stå på med ett verktyg som alla snabbt kan komma igång och arbeta i.

Utbildning för alla medarbetare

Den största utmaningen för organisationen, tror Camilla, är att komma upp för inlärningsbacken och lära sig att jobba enligt den nya arbetsmodellen i Stratsys.

– I början kan det kanske kännas lite motigt, men det är viktigt att hålla i och inte ge upp, säger hon.

Alla medarbetare kommer att få tillgång till Stratsys och få lära sig mer om systemet och kommunens mål.

– Vi har genomfört basutbildningar för de som ska planera och följa upp sin verksamhet i Stratsys. Nu tittar vi på hur övriga medarbetare ska få tillgång och utbildning för att kunna jobba i systemet. De är viktigt att alla är delaktiga och förstår hur de kan bida till kommunens måluppfyllelse och resultat, säger Camilla.