Sommarinformation från Kommunledningskontoret

Digitalisering och Projektledning  

Allmänna ärenden:

För uppdrag gällande digitalisering, utredningar eller projekt så skickar du ditt ärende till dop@osthammar.se  

Ärenden som rör informationssäkerhet:

• Vägledning och stöd i informationssäkerhetsarbetet  
• Informationssäkerhets- och personuppgiftsincidenter anmäler du via kommunens e-tjänst. 
• Du är också välkommen att ställa frågor till informationssäkerhetsteamet via infosakerhet@osthammar.se Den bevakas vardagar hela sommaren. 

För ärenden som berör systemförvaltning 

För frågor/support som berör verksamhetssystem eller behörigheter skickar du ditt ärende till systemforvaltning@osthammar.se 

Behörigheter som rör Omsorgskontoret kan skickas genom e-tjänsten Beställning systembehörigheter

Behöver du behörighet eller tillgång till säkra videomöten (eftersom den nuvarande löper ut 30 juni, så kan ni även kontakta systemförvaltningen. 

För allmän IT-support vänder du dig till IT-support på 010-219 51 01 eller skicka in ett ärende via IT-centrums hemsida. 

 

Kommunikation och kundtjänst  

Under sommaren kommer Kommunikation och kundtjänst att ha lägre bemanning, vilket innebär följande förändringar:  

Kommunikationsenheten 

För kommunikationsärenden: som exempelvis rådgivning eller kommunikationsstöd skickar du ditt ärende till kommunikation@osthammar.se

För webbärenden: Vid frågor om våra webbar, hemsida och Ines och våra sociala kanaler, mejla ditt ärende till webbredaktionen@osthammar.se

Om du behöver hjälp med webbpublicering, kontakta i första hand din webbredaktör för ditt kontor.  

Östhammar Direkt  

Östhammar Direkt har förändrade öppettider och eventuellt något längre svarstider.  

Våra ordinarie öppettider är helgfria vardagar kl. 8-16.  
Under v. 26-33 har vi lunchstängt mellan kl. 12-13, entrédörrarna kommer vara öppna som vanligt både på Kyrkogatan 14 och på Kommunhuset.   

Dagen före Nationaldagen och Midsommarafton stänger vi kl. 15, då stänger entrédörrarna på Kyrkogatan 14 kl. 12.  

SITHS-kort 

Vi utfärdar och lämnar inte ut några reservkort för SITHS under v. 26-33. Vanliga SITHS-kort går bra att aktivera på Kyrkogatan 14.  

Telefoni  

Vi kommer inte att ha möjlighet att göra nybeställningar, avslut eller ändringar av abonnemang under v. 28-29. Om du vet att du kommer behöva göra någon förändring under den perioden ber vi dig inkomma med en beställning innan den 1 juli.   
Beställ abonnemang via IT-centrums interna webshop

Avslut eller ändringar mejlas till Östhammar Direkt  

Tryckeriet 

Tryckeriet har öppet som vanligt under sommaren.  

Beställningar av kuvert och andra trycksaker görs via e-post tryckeriet@osthammar.se

 

Staben 

Vid behov av extra nämnd/KS: 

Om du har behov av beslut i nämnd/kommunstyrelsen och det sista sammanträdet innan sommaren har varit: 

1. Kontrollera om beslut i nämnden/KS krävs eller om det kan lösas på annat sätt, dvs normalt genom ordförandebeslut eller annan delegation enligt delegationsordningen. 

2. Om du konstaterar att beslut i nämnd krävs tar du kontakt enligt nedanstående. 

Maila till nämndens e-postlåda och skriv i ämnesraden. "Akut behov av extra nämndssammanträde". 

I mailet beskriver du varför det behövs ett extra sammanträde och beskriv även ärendet. Skicka med tjänsteskrivelse om du har den färdig. Om ärendet omfattas av sekretess beskriver du ärendet utan sekretessuppgifter. 

Nämndsekreterare tar kontakt med ordförande och återkopplar till dig. 

Har du behöver ett diarienummer eller har frågor om nya ärendehanteringssystemet Ciceron (ersätter EDP Vision), kontakta registratur på registratur@osthammar.se eller besök oss på plats. Registraturen är bemannad hela sommaren.  

 

Cafeterian i kommunhuset 

Under veckorna 28–31 kommer kiosken i cafeterian att vara stängd.  Vecka 28 serveras kaffe på vagn. Veckorna 29-31 hänvisas till kaffemaskinen. 

 

HR/Lön

Fyll i denna blankett Tjänsteförrättande chef när chefsansvar delegeras under semesterperioden.  

 HR/Lön är bemannad under hela sommaren och hanterar samtliga inkomna ärenden under semesterperioden. För din information kan handläggningstiderna bli något längre på grund av en lägre bemanning.  

 

Lönesupporten har öppet som vanligt under sommaren:  

Måndag–fredag kl. 09:30–12:00.   

Du når oss på telefon: 0173-860 40.   

Du kan även skicka frågor via e-post:  lon@osthammar.se.   

Viktiga datum - Löneutbetalning 

Löneutbetalning	Personec P stängs för lönekörning
25 juni	15 juni
24 juli	15 juli
25 Augusti	14 augusti

 

Viktigt för dig som chef 

• Bevilja anställningar så snart de är verifierade av Lön, för att säkerställa att lön betalas ut i tid. 

• Bevilja avvikelser och frånvaro i god tid innan Personec P stängs, för att undvika felaktig lön eller löneskulder. 

• Skicka in underlag i god tid före lönekörning – bemanningen är begränsad under sommaren. 

• Säkerställ att ersättare eller vikarierande chef har rätt behörigheter i Personec P och TimeCare samt att attestansvaret är fördelat under din frånvaro.  

 

Ekonomi 

Inför semesterperioden är det viktigt att i god tid planera hur fakturor och beställningar i verksamheten ska hanteras under din frånvaro. 

Om ersättare behöver utses för attestering, säkerställ att detta görs i god tid så att fakturor kan hanteras och betalningar genomföras utan förseningar. Meddela även ekonomi vem som är ersättare, så att vi vet vem som ansvarar för attesteringen under semesterperioden. 

I år upprättas delårsrapport per den 31 juli, vilket innebär att många medarbetare och chefer är på semester vid brytdatumet. Därför är det extra viktigt att vissa delar hanteras innan ledigheten. 

Som attestant behöver du särskilt säkerställa att: 

• fakturor attesteras i god tid  

• inkorgen är genomgången innan semester  

• pågående beställningar och ärenden är omhändertagna  

Attestera gärna fakturor så snart som möjligt. Det finns sällan något att vinna på att vänta tills förfallodatumet närmar sig, medan tidig hantering underlättar både uppföljning och arbetet under sommaren. 

Ekonomikontoret har bemanning hela semesterperioden men med lägre bemanning än normalt. Det innebär att svarstider på ärenden kan vara längre än vanligt. 

För mer information och praktiskt stöd finns lathundar på följande sida: 

Lathundar: Semesterinformation från Ekonomikontoret sommar 2025 

Vi önskar er alla en riktigt fin sommar! 🌻