Denna FAQ ska ge dig svar och vägledning om vilka handlingar som ska bevaras, hanteras på ett särskilt sätt eller rensas ut.
Är det frågan om allmänna handlingar i orignal på vift?
Kontakta registrator och arkivarie om du misstänker att handlingarna borde ingå i de diarieförda handlingarna eller de allmänna handlingar som hålls ordnade på annat sätt i kommunens system eller arkiv (journalsystem, personalakter eller andra ärendehanteringssystem).
Är det frågan om minnesanteckningar och arbetsmaterial som tillför allmänna handlingar viktiga sakuppgifter?
Om dokumenten utgör värdefulla minnesanteckningar eller annat arbetsmaterial som är viktigt för att förstå ärendehandläggning eller beslutsfattande i en kärnverksamhet, kontakta registrator och arkivarie. I vissa fall ska dokumenten då arkiveras och bevaras tillsammans med de allmänna handlingarna.
Är det frågan om kopior på ett särskilt urval av allmänna handlingar, som i original finns bevarade i diarium eller andra ordnade ärendehanteringssystem?
Dessa bör rensas ut helt då de utgör just kopior. Något gallringsbeslut behövs inte om det är frågan om kopior som ännu inte arkiverats.
Om handlingarna rymmer känsliga eller sekretesskyddade personuppgifter är det särskilt viktigt att de rensas ut. Observera att pappershandlingar som rymmer känsliga uppgifter (enligt dataskyddsförordningen, artikel 9) eller sekretessbelagda uppgifter (enligt offentlighets- och sekretesslagen) ska strimlas/destrueras på ordnat sätt.
Tips: Utforma en arbetsrutin för att spara information om ärendena – en information som gör det lätt för handläggarna att söka reda på handlingar i diarium och andra ärendehanteringssystem – istället för att regelmässigt spara egna kopior.
Är det frågan om ett register upprättat inom en del av organisationen, med syfte att utgöra ett stöd för en viss verksamhet?
Om syftet med registret är okänt, upphovspersonen är okänd och registret inte används längre inom organisationsenheten kan det rensas ut omedelbart. Något gallringsbeslut behövs inte om registret är att betrakta som arbetshandling.
I de fall mappen där registret förvaras är märkt med namn på handläggare, arbetsgrupp eller annan organisationsenhet, kontakta då dessa för överläggning innan rensning.
Om registret utgör ett viktigt stöd i en viss verksamhet på en organisationsenhet, kan det fortsätta användas såvida följande krav uppfylls:
Laglig grund fastställs: Det måste finnas en laglig grund i dataskyddsförordningen artikel 6 (samtycke, avtal, rättslig förpliktelse, skydda den registrerades intresse, allmänt intresse eller myndighetsutövning) för den verksamhet som registret avser att stödja. Registret måste också vara nödvändigt för verksamheten, exempelvis för att verksamheten ska kunna bedrivas på ett effektivt eller rättsäkert sätt.
Uppgiftsminimering sker: Det får inte förekomma fler personuppgifter än nödvändigt för den åsyftade verksamheten. Fundera därför på om alla personuppgifter verkligen behövs (personnummer och personnamn och adress och telefonnummer, och så vidare) Försök i möjligaste mån undvika personnummer.
Säkerheten ses över: Endast de som behöver tillgång till registret i verksamheten ska ha åtkomst till personuppgifterna. Det gäller alla personuppgifter, även de mest harmlösa, men det är förstås särskilt viktigt att säkerhetsnivåerna ses över om registret rymmer känsliga uppgifter (enligt Dataskyddsförordningen artikel 9) eller sekretessbelagda uppgifter (enligt Offentlighets- och sekretesslagen).
Registret förtecknas: Uppgifter om registret ska registreras på vederbörligt sätt i kommunens registerförteckning Draftit, antingen enskilt (om det är ett omfattande systematiskt register) eller (om det är ett mindre register med få sökingångar) tillsammans med andra register med liknande syfte, karaktär eller funktion.
Obs! Om registret har upprättats som ett led i myndighetsutövning eller annan kärnverksamhet, kan det hända att registret utgör en allmän handling. Det innebär att det bör hållas ordnat, lämnas ut på begäran och bevaras för framtiden i kommunens arkiv, alternativt gallras med stöd av gallringsbeslut. Kontakta registrator och arkivarie för samråd.
Är det frågan om samlingar av diverse arbetshandlingar som handläggare upprättat och sparat i personliga eller gemensamma mappar och pärmar?
Följande samlingar är de mest problematiska utifrån dataskyddsförordningen och offentlighets- och sekretesslagstiftningen:
- De som rymmer personnummer eller känsliga eller sekretessbelagda personuppgifter.
- De som rymmer personuppgifter och som är upplagda med viss systematik och därför lätta att söka och göra sammanställningar i.
- De som rymmer personuppgifter och till vilka fler än en handläggare har tillgång.
Undvik därför att upprätta sådana samlingar om ändamålet inte är klarställt. Radera befintliga samlingar som saknar lagstöd.
Vill du veta mer?
Begreppen handling, allmän handling, förvarad, inkommen och upprättad definieras närmare i Tryckfrihetsförordningen 2 kap 3-11 §.
Se även "Riktlinjer, regler och råd för allmänna handlingar i Östhammars kommun"
Dataskyddsförordningen i fulltext finns att läsa här.
För frågor kring dataskydd är du välkommen att kontakta kommunens dataskyddsombud Daniel Glaad som nås via dataskyddsombud@osthammar.se.