Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen

Med anledning av övergång till e-arkivering av diarieförda handlingar behöver nuvarande dokumenthanteringsplan uppdateras. Varje myndighet (nämnd och styrelse) är arkivbildare och ska svara för vården av sitt arkiv enligt 4 § arkivlagen(1990:782).

I dagsläget arkiveras diarieförda handlingar i pappersformat i kommunens slutarkiv. Sedan några år tillbaka har Östhammars kommun ett e-arkiv, och av arbetsekonomiska skäl och för att spara utrymme i slutarkivet är det lämpligt att övergå till e-arkivering av diarieförda handlingar som är
upprättade från och med 2023. Således föreslås ändringar enligt följande: diarieförda handlingar som ska bevaras och i dagsläget tas ut på papper ska i stället e-arkiveras och bevaras digitalt.

Vidare föreslås att pappersoriginal som är inskannade i ärendehanteringssystemet får gallras vid inaktualitet. Vad gäller avtal som är signerade fysiskt och har en rättsbindande funktion föreslås att pappersoriginal ska bevaras i sin ursprungliga form medan elektroniskt signerade avtal ska bevaras digitalt och e-arkiveras.