Nedan kan du ta del av de projektprodukter som projektet består av. Dessa är alla byggstenar i framtagandet av en väl fungerande e-förvaltning med fokus på e-tjänster.
Projektets omfattning: Åtta stycken projektprodukter
Projektet och dess resultat kan liknas vid framtagande av en, vad som skulle kunna kallas, e-tjänstefabrik. För att fabriken ska kunna fungera på ett bra och effektivt sätt behöver vi först bygga grunden för att möjliggöra dess förutsättningar. Detta gör vi genom att planera och bygga fabriken genom åtta stycken insatser - projektprodukter.
STEG 1: Inrätta en linjeorganisation för e-förvaltning med fokus på e-tjänster
För projektprodukt 1 tas ett förslag fram gällande organisering och arbetsprocess för utveckling, implementering och förvaltning av externa e-tjänster (e-tjänster riktade mot medborgare) från verksamheter/beställare inom Östhammars kommun. Förslaget tas fram under hösten år 2023 i samverkan med samverkanskommunernas gemensamma e-tjänsteutvecklare.
Effektmål:
- Inrättad linjeorganisation arbetar utifrån en väl förankrad process och struktur som möjliggör kvalitativ e-tjänsteutveckling,
- Den inrättade linjeorganisationens arbetsprocess har möjlighet att utvecklas i framtiden,
- Medarbetare inom Östhammars kommun har kännedom och tillgång till beställningsförfarande av e-tjänster utifrån modell som förklarar processen (förslagsvis på INES).
STEG 2: Ta fram en rapport kring nuvarande användning och möjlig användning av Östhammars kommuns verksamhetssystems egna e-tjänster
För projektprodukt 2 utförs en inventering av den nuvarande och möjliga användningen av Östhammars kommuns egna verksamhetssystems e-tjänster samt tillhörande kostnader. Underlaget sammanställs i en rapport som överlämnas till den inrättade linjeorganisationen i vidare arbete. Rapporten ska vara färdigställd hösten år 2023.
Effektmål:
- Inrättad linjeorganisation har inblick i vilka e-tjänster som Östhammars kommuns verksamheter idag använder samt vilka system som finns att tillgå för e-tjänstekopplingar. Detta för att ha en överblick gällande kostnader, framtida påverkansfaktorer (t ex behov av ny upphandling av system som påverkar eventuella publicerade e-tjänster),
- Östhammars kommuns verksamheter har kunskap om vilka nuvarande och möjliga e-tjänster som finns tillgängliga.
STEG 3: Ta fram en förankrad lista över e-tjänster inför implementering
För projektprodukt 3 utförs en undersökning kring vilka e-tjänster som är av prioritet ur ett medborgarperspektiv. Underlag kommer att inhämtas från Östhammar Direkt, Östhammars kommuns samtliga sektorer, samverkanskommunerna (Tierp, Heby, Älvkarleby och Knivsta) samt genom omvärldsspaning av sju slumpmässigt utvalda kommuner. Underlaget sammanställs utifrån ett medborgarperspektiv till ett förslag utifrån efterfrågan och popularitet av e-tjänst. Förslaget förankras med lilla kommunförvaltningsledningsgruppen och lämnas sedan över till inrättad linjeorganisation för behandling under år 2024.
Effektmål:
- Verksamheterna i Östhammars kommun har inblick i vilka e-tjänster som bör tas fram utifrån ett medborgarperspektiv.
STEG 4: Delta i upphandlingsförfarandet av ny e-tjänsteplattform tillsammans med samverkanskommunerna
För projektprodukt 4 deltar Östhammars kommun i upphandlingen av en ny e-tjänsteplattform tillsammans med samverkanskommunerna. E-tjänsteplattformen utformas och implementeras under hösten år 2023 och planeras att tas i bruk vid årsskiftet.
Effektmål:
- Östhammars kommun kan erbjuda en e-tjänsteportal som möjliggör kvalitativa och tillgängliga e-tjänster,
- E-tjänsteportalen är anpassad utifrån Östhammars kommuns grafiska profil vilket skapar enhetlighet utifrån ett användarperspektiv,
- Östhammars kommun har goda tekniska förutsättningar för att tillhandahålla en god e-tjänsteutveckling.
STEG 5: Skapa en portalsida på osthammar.se med samtliga
e-tjänster och blanketter samlade under rubriken och undersidan ”Självservice”
För projektprodukt 5 skapas en portalsida på www.osthammar.se vid namn "Självservice". Portalsidan samlar e-tjänster och blanketter, vilka fylls på kontinuerligt.
Effektmål:
- Östhammars kommuns medborgare har möjlighet att nyttja e-tjänster och blanketter på kommunens e-tjänsteportal,
- Verksamheterna i Östhammars kommun har möjlighet att erbjuda e-tjänster och blanketter gentemot medborgare samlade på en e-tjänsteportal.
STEG 6: Producera tre stycken e-tjänster från den förankrade listan
För projektprodukt 6 utses tre stycken e-tjänster från den förankrade listan att tjäna som testpiloter i e-tjänsteutveckling av inrättad linjeorganisation. Detta utifrån framtagen arbetsprocess och beställningsförfarande. Dessa testpiloters relevans gällande prioritet utgår från projektprodukt 3 och dess metodik samt dess genomförbarhet fastställs av projektprodukt 1. Efter att dessa tre e-tjänster har utvecklats och implementerats fortsätter framtagandet av resterande samt tillkommande e-tjänster, dvs. e-tjänsteutvecklingen stannar ej av.
Effektmål:
- Tre stycken (utifrån ett medborgarperspektiv) prioriterade e-tjänster utvecklas i form av testpiloter för projektprodukt1 och för Östhammars kommuns e-tjänsteportal,
- Medborgare upplever att de tre prioriterade e-tjänsterna tillgodoser deras behov gällande e-tjänsternas område/uppgift/övrigt,
- Berörd verksamhet upplever nytta av e-tjänsten utifrån ett medarbetarperspektiv,
- Berörd verksamhet upplever nytta av e-tjänsten utifrån ett medborgarperspektiv,
- Samtliga verksamheter är medvetna om att e-tjänsteutvecklingen pågår kontinuerligt i samband med de tre e-tjänsterna som tjänar som testpiloter,
- Samtliga verksamheter bidrar till en kvalitativ e-tjänsteutveckling genom att tillgodose nödvändiga resurser (så som personal/kontaktperson) vid framtagande av e-tjänst.
STEG 7: Ta fram en rapport gällande förutsättningar för att bygga egna integrationer mellan e-tjänsteplattformen och Östhammars kommuns verksamhetssystem
För projektprodukt 7 utförs en undersökning gällande de förutsättningar som finns för att tillgodose egna integrationer mellan e-tjänsteplattformen och kommunens verksamhetssystem. Detta för att kunna tillgodose en framsyn som möjliggör vidareutveckling i linje med den digitala infrastrukturen som är under uppbyggnad av SKR (Sveriges kommuner och regioner) och myndigheter.
Effektmål:
- Inrättad linjeorganisation tillgodoser en e-tjänsteutveckling med hög kvalitet gentemot verksamheterna,
- Inrättad linjeorganisation tillgodoser kvalitet och service gentemot medborgare kring utbudet av e-tjänster.
STEG 8: Skriva en rapport gällande förutsättningar för att implementera automatiskt beslutstagande (AI/RPA)
För projektprodukt 8 utförs en undersökning gällande förutsättningar för att implementera automatiskt beslutstagande vad gäller e-tjänster. Detta för att kunna tillgodose vidareutveckling av e-tjänster och dess process.
Effektmål:
- Inrättad linjeorganisation har kunskap gällande hur AI/RPA kan effektivisera handläggning vid användning av e-tjänster,
- Inrättad linjeorganisation har kunskap gällande hur AI/RPA kan möjliggöra för avlastning för medarbetare vid eventuella tids- och resurskrävande arbetsuppgifter,
- Inrättad linjeorganisation har kunskap gällande hur AI/RPA kan tillgängliggöra handläggning oberoende av medarbetare,
- Inrättad linjeorganisation har kunskap gällande hur AI/RPA kan öka servicen gentemot användare av e-tjänster.