Att leda förändring

När Lucia Bender hörde talas om den organisationsöversyn som skulle göras i Östhammars kommun anmälde hon genast sitt intresse för att delta i arbetet.
— Kommunikation är en viktig fråga i sammanhanget. Jag hade dessutom just gått två utbildningar, Bättre Lean för service och tjänster samt Bättre ledarskap, som är relevanta i sammanhanget, säger hon.
Med sig har hon även erfarenhet av att jobba som stödfunktion i vår organisation och tankar om de vinster som skulle kunna göras om vi kan standardisera och förenkla våra arbetssätt där det behövs.

Riktlinjer för uppdraget

Arbetsgruppens första träff hölls i sammanträdesrummet Gräsö, på kommunkontoret. Deltog gjorde även Peter Nyberg, kommundirektör, och Lisbeth Bodén, chef för barn- och utbildningsförvaltningen och tillförordnad chef för socialförvaltningen, som gav riktlinjer för uppdraget.
— Där och då startade vårt arbete. Vi fick fria tyglar och tydliga mål, säger Lucia.

Förslag till ny modell

Arbetsgruppen träffas flera gånger i veckan, i olika konstellationer. Deltar gör representanter från våra olika verksamheter. Tillsammans tittar de på vår egen och på andra kommuners organisation, för att lära av erfarenheter och ta fram ett förslag till en ny modell för Östhammars kommuns struktur och administrativa överbyggnad.
— Det är intressant och utmanande att jobba med förändringsprocesser och i det här fallet finns höga förväntningar på förslaget som ska vara färdigt i maj för att kunna träda i kraft i januari 2021, säger Lucia.

Peppad från start

Organisationsförändringens mål är mer pengar till våra kärnverksamheter genom effektivisering av arbetet, stärka kvaliteten i våra kärnverksamheter, samt få en mer medskapande och samverkansorienterad organisation.
— Jag var peppad redan från start och kände att det här var ett roligt och prioriterat uppdrag, säger Lucia.
Bland organisationens medarbetare finns önskemål och förväntningar om delaktighet och att få veta mer om vad arbetsgruppen gör. Nyheter publiceras med jämna mellanrum på Ines och där kan alla som vill bidra med förslag genom ett formulär. Två workshops har hittills arrangerats för organisationens ledningsgrupper eftersom det är de som ska axla själva förändringen. Medarbetarna som berörs kommer att bjudas in till workshops från och med januari, först ut är de som berörs direkt av förändringen. Arbetsgruppen har en ambitionsnivå på kommunikation som är svår att uppnå eftersom arbetet visat sig ta längre tid än man från början trodde.
— Det är viktigt att beakta att vi är en ny grupp som inte jobbat tillsammans förut. Vi lyssnar in varandra och alla bidrar med olika pusselbitar men vi behöver fler, säger Lucia.

Har en bit kvar

De har tittat på flera andra kommuner, för att hämta goda exempel och erfarenheter. Bland annat Östra Göinge, Härryda, Borlänge och Falun. I januari åker delar av gruppen på studiebesök. Uppdraget tar mycket tid från ordinarie arbetsuppgifter och det är inte ett helt enkelt pussel som ska läggas. Frågor som dyker upp är exempelvis Vad kommer de andra i vår organisation att tycka om vårt förslag? Och Är det här den bästa modellen för Östhammars kommun?
— Initialt handlar vårt arbete om att fånga upp och formulera innehållet, därefter att kommunicera och leverera ett förslag. Vi har en bit kvar innan vi är där, säger Lucia.

Högt i tak

Vägen kantas av samtal och diskussioner.
— Arbetet fortskrider och är präglat av arbetsglädje men det råder inte alltid konsensus i gruppen, säger Lucia.
Till sin hjälp har gruppen överenskomna spelregler, som ska påminna om vikten av att alla jobbar mot samma mål och vill hitta den bästa modellen för vår kommun.
— Det är högt i tak och lika hög är ambitionsnivån kring det uppdrag som gruppen fått, men det är lätt att känna sig otålig, säger Lucia och avslutar, vi är medvetna om förväntningarna som ställs på oss och är angelägna om att möta dem.
Hennes förhoppning är att alla som berörs ska kunna se förbättringsmöjligheter och förstå att organisationsöversynen inte på något vis är ett resultat av kritik.
— Vår organisation behöver helt enkelt bli bättre på att möta ökande behov och ett samhälle i förändring, säger hon.

Förändringsledning en framgångsfaktor

I slutet av november deltog kommunens samtliga ledningsgrupper i en lunch-till-lunch-konferens med tema organisationsförändringen. Stort fokus ägnades förändringsledning, som är en uttalat viktig framgångsfaktor i arbetet.
— Det var fantastiskt att få ägna två halvdagar åt uppdraget tillsammans. Det skapade ett stort engagemang hos deltagarna och en ökad förståelse för vart vi är på väg, säger Lucia.

Vill du läsa mer om arbetet med organisationsöversynen eller lämna en idé på vad som skulle kunna förbättras i vår kommun, läs mer på Ines.